Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения журнала регистрации трудовых книжек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.
В журнале нужно отражать информацию не только по заполненным трудовым книжкам, но и по пустым бланкам книжек, которые в последующем будут оформлены на сотрудников.
Если работодатель нарушит законодательство по вопросу ведения книги, например, не будет ее заполнять или же допустит ошибки в документе, к нему применяются меры административной ответственности в виде штрафов.
Содержание:
Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней
Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела.
Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить трудовую книжку в бумажной форме.
Постановлением Минтруда № 69 были утверждены формы учетных книг для бланков трудовых книжек, а также для трудовых, находящихся на хранении у работодателя. Учет движения трудовых книжек и их бланков с 1 сентября 2021 г. по-прежнему организуется с применением книг и журналов, но разработанных работодателем самостоятельно.
В случае, если пропущена запись в книге учета движения трудовых книжек рекомендуют вносить путем зачеркивания последующих записей с последующим внесением пропущенной и далее всех остальных (зачеркнутых) записей. При этом сделать отметку о том, что исправленному следует верить. Данная запись должна быть подписана работником отдела кадров, который вносил исправления.
С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.
Сроки хранения налоговых документов
В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.
В течение 2020 года (вплоть до 31 декабря включительно) работники должны определиться: желают ли они продолжения ведения их бумажных трудовых или согласны от них отказаться — и подать работодателю соответствующее письменное заявление.
Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.
Несмотря на то, что в рассматриваемом случае этот день приходится на выходной, увольнение необходимо оформить в воскресенье. Однако рассчитаться с работником и выдать ему трудовую книжку нужно в последний день работы перед отпуском.
Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод.
Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые.
Учет и хранение трудовых книжек в организации — это одна из обязательных задач, которую решает работодатель. Особые правила установлены только для физических лиц. Но с введением электронных трудкнижек все поменяется.
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Ответственность за сохранность несет работодатель, поэтому трудкнижка хранится у него. Хранение трудовой книжки у работника возможно, только если его работодатель — физическое лицо. По ст. 66 ТК РФ, физлицо не ведет кадровые документы.
Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.
Можно ли выплатить зарплату раньше установленного срока? Когда нужно рассчитаться с работником, если отпуск с последующим увольнением закончился в выходной день? Сколько времени нужно хранить журналы регистрации предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей?
Изменения в формах трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку незначительные, поэтому изготовленные и приобретенные работодателями ранее бланки, как заявлял Минтруд России, останутся действующими, и при выдаче сотруднику дубликата или вкладыша работодателю не обязательно приобретать новые бланки.
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс.
Многие устаревшие положения исключены, какие-то добавлены, что-то актуализировано с учетом произошедших за это время изменений в трудовом законодательстве.
Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.
Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.
Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства.
Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения
Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями.
Приказ № 320н утвердил новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней, порядок ее заполнения и хранения.
Примечание. В случае если все работники фирмы выбрали ЭТК, вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней не потребуется. Этот документ вы можете передать в архив на хранение. Срок хранения книги учета и вкладышей в них составляет 50/75 лет (п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
К слову, в этом журнале учета должны быть зафиксированы все трудовые, которые имеются на предприятии, в том числе и вкладыши к ним.
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления.
Журнал хранится в том отделе, который обязан вести работу с трудовыми книжками. Как правило, это отдел кадров, но иногда книга хранится в бухгалтерии или у секретаря.
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ.
С 2020 года в Российской Федерации введены электронные рабочие бумаги — это альтернатива привычным бумажным документам, реализованная исключительно в цифровом виде. Принцип работы в том, что информацию о сотруднике работодатель вносит напрямую в информационную базу Пенсионного фонда РФ через личный кабинет страхователя.
Сотрудники, принятые на работу до 2021 года вправе по своему желанию сохранить привычные трудовые книжки. Специалисты, впервые трудоустраивающиеся после 1 января 2021 года, полностью переходят на ЭТК.
С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения.
Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)).
Правил приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книги учета) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера.
При этом за основу может быть взят унифицированный бланк, после чего дополнен необходимыми графами и разделами.
Сроки хранения кадровых документов
Поэтому новые формы пригодятся только при выдаче дубликатов трудовых книжек ранее принятых сотрудников и вкладышей в них. В связи с этим, кстати, отменили и требование, установленное Правилами о том, что принятому на работу впервые сотруднику трудовая книжка заполняется в его присутствии.
В новой форме трудовой книжки меньше разворотов, где отражаются сведения о награждении, но больше разворотов, куда вносятся сведения о работе.
Но на практике бывают случаи, когда зарплата перечисляется ранее установленных дней. Например, одна выплата производится 13 числа (вместо 15 числа) а другая — в установленный срок 30 числа. Является ли это нарушением?\n\n\n\nДа, это является нарушением статьи 136 ТК РФ.
Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.
Ошибки, допущенные при внесении записей в документ, должны исправляться по общим правилам. При этом нельзя замазывать ошибки и опечатки корректором, пользоваться ластиком, также нельзя зачеркивать. Недействительная запись заверяется подписью ответственного сотрудника, после чего вносятся верные сведения.
Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?
Обращаем ваше внимание на п. 14 Порядка, регламентирующий ведение так называемых служебных трудовых книжек.
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка).
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.
Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.
Книгу учета движения трудовых книжек ведет кадровая служба, если она есть в организации, или бухгалтерия, которой обычно поручают кадровый документооборот.
Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно. Сказано, что трудовые книжки на лиц, осуществляющих эту деятельность, ведутся, если это предусмотрено федеральными законами, регулирующими прохождение соответствующего вида службы, а записи вносятся с учетом положений этих законов и иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.
После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т.к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.