Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бюджетная организация проводки по перечислению подотчета на зарплатную карту». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Согласно Положению Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица для своих сотрудников могут открывать дебетовые и кредитные карты.
Если вы перечисляете на карточные счета работников деньги под отчет, четко укажите это в назначении платежа. Иначе банк посчитает эти суммы доходом работника и попросит подтвердить уплату НДФЛ. Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).
Содержание:
Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту
Ведь при перечислении денег можно будет сразу дебетовать счет 71. Иначе говоря, фактически составляется проводка, аналогичная той, которую применяют при выдаче наличных денежных средств под отчет, только вместо счета 50 «Касса» кредитуется счет 51. Никакой необходимости применять счет 55 не возникает. И совершенно не важно, в какой именно момент банк будет списывать денежные средства с карточного счета, принадлежащего работнику: организация-работодатель к этому никакого отношения не имеет.
Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.
При подготовке распорядительного документа юридическое лицо руководствуется перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.
Держателями корпоративной (банковской) карты могут быть государственные и муниципальные учреждения. Для обслуживания платежной карты между учреждением (держателем карты) и банком (эмитентом карты) заключается договор, на основании которого банк открывает специальный карточный счет и выдает учреждению банковскую карту. Корпоративная карта открывается в банке на имя конкретного сотрудника, являющегося уполномоченным лицом учреждения, на совершение операций по карте, т. е. корпоративная карта является именной. При этом держателями банковских карт могут быть один или несколько сотрудников учреждения, количество держателей карт согласовывается руководителем учреждения с обслуживающим банком.
По дебетовой карточке сотрудник расходует средства в пределах сумм, имеющихся на счете в банке. Возможен банковский договор с овердрафтом — кредитом, выдаваемым при недостатке или отсутствии средств на счете. Кредитка предполагает расходование заемных средств, предоставляемых банком в пределах лимитов, установленных договором. Соглашение может предусматривать грэйс-период — срок, погашение кредита в течение которого, осуществляется без начисления процентов.
С августа 2017 года начали действовать новые правила на выдачу денег сотрудникам. Кто теперь имеет право получить подотчетные средства и как их выдавать в 2019 году, расскажем в статье.
Когда истечет срок, на который выдали деньги, сотрудник должен за них отчитаться. Для этого понадобится оформление авансового отчета. К нему надо приложить документы, которые подтверждают оплату картой (письма Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Ранее выдача под отчет могла осуществляться только по письменному заявлению подотчетного лица. Таким образом, с 19 августа юридические лица могут выдавать деньги под отчет по распоряжению (приказу) руководителя.
Какие изменения нужно учитывать в 2019 году
Выдачу подотчета на карту сотрудника с расчетного счета компании в 2019 году чиновники не отменили. Только для такой операции понадобится специальное условие в учетной политике. А чтобы банк не признал перевод подозрительным, надо правильно заполнить назначение платежа. Пример мы привели в статье. В учреждениях денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели (п. 213 Инструкции № 157н).
В результате этих записей сформировалось кредитовое сальдо по счету 71, соответствующее той части фактически понесенных работником расходов, подтвержденных согласно авансовому отчету, в отношении которых банк еще не произвел реальную оплату (списание денежных средств с карточного счета).
Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам.
Как учитывать деньги на корпоративной карте
Оба вида карточек бывают именными и неименными. Первые выпускаются на конкретного сотрудника с указанием его имени на лицевой стороне. Когда сотрудник увольняется, и компания нанимает нового, именные карты приходится менять. Неименные карточки действуют по принципу «на предъявителя». Они могут передаваться от одного человека к другому и не требуют замены при смене пользователя. Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.
Развитие банковских технологий привело к созданию удобного платежного бизнес-инструмента — корпоративных карт. Компании должны вести бухучет всех операций, включая транзакции, проводимые через пластик. Рассмотрим особенности учета бизнес карт. После этих записей счет 71 автоматически «закроется», а остаток по счету 55 будет соответствовать не использованной работником сумме — 300 руб. (1000 + 26 000 — 12 000 — 7600 — 2500 — 3400 — 1200).
Порядок расчетов с помощью расчетных (дебетовых) карт регламентирован Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» (далее – Положение ЦБ РФ № 266-П).
Кредитные учреждения предлагают предприятиям несколько видов электронных платежных средств. Условия выпуска и использования инструментов существенно влияют на то, как учитывают корпоративные карты в бухгалтерии.
Корпоративные карты выпускаются к банковскому счету, предназначенному только для совершения операций с корпоративными картами (карточный счет). При этом к одному карточному счету могут открываться несколько корпоративных карт, но операции будут осуществляться в пределах общего установленного платежного лимита. Имеется также возможность открытия отдельного карточного счета для каждой корпоративной (расчетной) карты, но в этом случае необходимо ведение в учреждении аналитического учета в разрезе держателей выпущенных расчетных карт. Минфин давно не возражает против такого порядка выплаты (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). С ведомством согласно и Федеральное казначейство (совместное письмо от 10 сентября 2013 г. № 02-03-10/37209_ 42-7.4-05/5.2-554).
Как оформить выдачу денег в подотчет безналичным способом
Необходимо учитывать, что деньги, зачисляемые на корпоративную карту, принадлежат не конкретным сотрудникам, а учреждению и должны направляться на определенные цели.
Распоряжение руководителя учреждения может оформляться либо в виде отдельного документа, либо в виде резолюции руководителя на заявлении.
Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору…» указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).
Если же расчеты будут производиться непосредственно через личные (в том числе зарплатные) банковские карты работников, а не через корпоративные карты, порядок бухгалтерского учета существенно упростится.
Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.
Нужно будет лишь списать фактически осуществленные подотчетником расходы на основании утвержденного авансового отчета, выявить остаток неиспользованной суммы или образовавшийся перерасход и урегулировать окончательные расчеты. Работник должен вернуть неиспользованные суммы (причем деньги могут быть внесены наличными в кассу), или фирма должна возместить ему перерасход (либо наличными деньгами из кассы, либо путем перечисления на ту же зарплатную карту).
Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы.В соответствии с пунктом 1.4 Положения ЦБ РФ № 266-П банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента (банка), в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом (банком).
Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета
Например, можно использовать такой образец формулировки в назначении платежа при выдачи в подотчет на карту: «Аванс на оплату командировочных расходов» или «Аванс на хозяйственные нужды».
Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
Ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения, рассматривает типичные ошибки в каждой из названных групп. Методисты «1С» приводят примеры отражения расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0).
Организация может перечислять денежные средства подотчетным лицам на банковские карты. При этом могут использоваться как личные банковские карты сотрудников, так и корпоративные банковские карты.