Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли добовлять новые графы в унифицированные формы для удобства». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В этом пункте записываем иностранный язык по отношению к языку России, которым владеет работник, если это необходимо для работы. Данные берем со слов самого работника (анкета, тест и т.п.).
В самом общем виде документооборот любой организации можно классифицировать на три большие группы:
- Управленческие документы . Посредством деловых бумаг данной группы осуществляется прием и передача административных управленческих решений. К ним же можно отнести бумаги, в которых содержится информация, используемая для составления различных отчетов. В свою очередь, на основании этих отчетов и принимаются управленческие решения;
- Кадровые документы . Данные бумаги содержат сведения о кадровом составе предприятия, данные по учету кадров, а также об организации работы с персоналом. Сюда же относятся сведения о ротации кадров, данные об изменении должностей, увольнении работников. Сведения о поощрениях и наказаниях также входят в состав данной группы. Наконец, графики отпусков, штатное расписание и все первичные бумаги по учету кадров — еще один вид кадровых документов.
- Бухгалтерские и финансовые документы. Эти бумаги содержат сведения о хозяйственной и производственной деятельности предприятия. В эту группу включается плановая, бухгалтерская, аналитическая и финансовая отчетность, различные договоры, нормативно-правовые акты и все первичные документы бухгалтерского учета.
Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления.
Содержание:
Список первичных документов бухгалтерского учета
Факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств ( п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). В Законе N 129-ФЗ не было определено понятие «хозяйственные операции», но из п. 2 ст. 1 этого Закона следовало, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Отвечает Ваш персональный эксперт Нет, нельзя. Унифицированные формы первичных документов, которые являются обязательными для применения в учреждениях госсектора, утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно. Можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике первичные учетные документы, формы которых не унифицированы. Если в организации отсутствует выборный профсоюзный орган, в графике отпусков (форма Т-7) не стоит снимать реквизит, ссылающийся на то, что мнение такого органа учтено.
Продолжаем пользоваться унифицированными формами или разрабатываем свои?
Инспектор отдела кадров может заполнить два кода: сам язык и степень его знания, а может указать лишь один код — степень знания языка. Эти данные записываются через несколько пробелов.
В Учетной политике прописано использование унифицированной формы путевого листа. В данные формы добавлены некоторые графы, ничего не удаляя.
Кадровый и бухгалтерский учет ведется на основании типовых форм первичных документов. Таким образом, данные деловые бумаги делятся соответственно на первичные документы кадрового и бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике — говорится в разъяснениях. Можно ли использовать самостоятельно разработанный первичный документ, форма которого унифицирована (например акт о списании материальных запасов (ф.0504230) форма унифицирована, а мы используем свою форму, насколько правомерно)?
Обязательные реквизиты первичного документа
Оформление самых разных первичных учетных документов — составная часть ежедневной деловой практики любого предприятия. Первичные учетные документы используются в кадровой и финансовой деятельности. В настоящей статье речь пойдет об оформлении и хранении этих документов.
Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Учет в учреждении» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.
С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Означает ли это, что абсолютно все ранее применявшиеся унифицированные формы не обязательны к использованию?
Либо (при добавлении какой-либо графы) ссылка на Постановление Госкомстата уже неправомерна, и мы должны формы утвердить приказом по предприятию?
Если работник окончил три курса ВУЗа, его относят к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Подтверждением такого образования является только справка или диплом о неполном высшем образовании государственного образца (не зачетка и не студенческий билет!).
При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
Строка «Место рождения» при заполнении не должна превышать 100 символов. Районы и области пишем в родительном падеже, без запятых. Можно писать с сокращениями по общим правилам: город — гор., край — кр., деревня — дер., область — обл., округ — окр., поселок — пос, станция — ст., район — рн.; слова — аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
Вопрос оформления первичных учетных документов чрезвычайно важен для хозяйствующих субъектов. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, в частности, подтверждают для целей исчисления налога на прибыль произведенные налогоплательщиком расходы, а также доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование документов, формы которых не соответствуют установленным требованиям, может повлечь неблагоприятные для хозяйствующих субъектов последствия.
Самостоятельно разрабатываемые формы
Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 и введены в действие 26 марта 2004 года. Они являются обязательными для всех российских предприятий. Формы, которые содержатся в первой части постановления «По учету кадров», ведут все фирмы вне зависимости от формы собственности.
Если у работника два гражданства и о втором он не сообщил работодателю, это не является виной работодателя. Данная информация обязательна лишь для работников, которые устраиваются на работу, связанную с допуском к государственной тайне.
В то же время существует другое постановление Госкомстата от 24 марта 1999 г. № 20, регламентирующее порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций).
Первичные документы содержат учетные сведения, на основании которых осуществляется подтверждение выполнения действий по управлению или хозяйственных операций. В хозяйственной и организационной деятельности фирмы такие бумаги используются очень широко.
Многие кадровики почему-то считают, что приказы по личному составу может подписывать исключительно руководитель организации. Иным же лицам это строго-настрого запрещено. Между тем в юридической науке существует такое понятие, как делегирование полномочий. То есть лицо (в нашем случае — руководитель организации) может передать некие полномочия (например, на заключение трудового договора, подписание всех приказов и пр.) иному лицу. Полномочия могут быть переданы другому лицу на основании приказа, локального нормативного акта и пр. Для того чтобы лицу, которому переданы соответствующие полномочия, было удобно подписать приказ о приеме на работу, в форму Т-1 должны быть внесены соответствующие реквизиты. Возможный вариант адаптированной к такой ситуации формы Т-1 смотрите в примере 5.
Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней». Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов.
На одном из майских семинаров была поднята тема «Порядок применения новых унифицированных форм по учету труда и его оплаты».
В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. Отметим, что до 1 января 2013 г. согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) указанный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. Однако понятия «хозяйственная операция» и «факт хозяйственной жизни» не идентичны.
Вопрос
В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Таким образом, содержащееся в Законе N 402-ФЗ понятие «факт хозяйственной жизни» шире понятия «хозяйственная операция», которое использовалось в Законе N 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.
Нет, не продолжают. Если Вы дополнили унифицированную форму, то это будет уже не унифицированная форма, ссылка на Постановление Госкомстата в этом случае неправомерна.
Слушатели заметили, что не все унифицированные формы удобны для заполнения, так как практически не учитывают специфику деятельности организации. Поэтому возникают проблемы с заполнением, например, штатного расписания и графика отпусков.
В 2017 году разные формы первичных документов существуют как в кадровом, так и в бухгалтерском делопроизводстве. Сюда же относятся оправдательные и подтверждающие документы, содержащие исходные сведения о разных видах организационной и хозяйственной деятельности организации. В виду того что, первичные документы, которые были оформлены согласно установленным правилам, обладают юридической значимостью, то эти бумаги становятся подтверждением факта производства организационного действия или факта выполнения некоторой хозяйственной операции и заполнение их осуществляется непосредственно после того, как данный факт произошел.
В случае, когда организация применяет унифицированные формы, надо использовать их в том виде, в котором они утверждены. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя. Об этом говорится в постановлении Госкомстата России от 24.03.99 № 20, а также в письме Минфина от 08.07-11 № 03-03-06/1/414. При необходимости утвержденные Госкомстатом формы можно дополнить, т.е. внести новые строки, добавить графы, но не удалять. В Учетной политике мы прописали, что используем унифицированные формы Госкомстата (например, формы путевых листов). При этом в данные формы мы добавили некоторые графы (ничего не удаляя). Продолжают ли оставаться данные формы унифицированными?
Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет.
На сайте вы получите бесплатные юридические консультации по любым вопросам, в том числе разъяснения по федеральным законам, кодексам РФ. Профессиональные юристы и адвокаты окажут вам юридические услуги.