Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что должна содержать печать чтобы можно было ее ставить в трудовые книжки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
С 7 апреля 2015 года организации могут отказаться от использования круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 06.04. 2015 № 82-ФЗ. С указанной даты ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать.
Выделим некоторые ошибки, наиболее характерные для начинающих кадровиков, нередко постигающих порядок заполнения документов путем изучения записей, сделанных их предшественниками. Во многих трудовых книжках раздел «Сведения о работе» при первичном заполнении до настоящего времени начинается со стандартной фразы «Стажа до поступления на работу не имел».
Многие кадровики считают, что в этой ситуации надо отменить запись об увольнении, внести пропущенную запись и после нее вновь сделать запись об увольнении.
Содержание:
Трудовая книжка: оформление и заполнение
На сегодняшний день использование печатей работодателями является их правом, а не обязанностью. Факт использования печатей должен быть закреплен в уставе. Единственный обязательный реквизит такой печати – наименование организации.
Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения.
Печать «для документов» в кадровой службе прямо законодательством не запрещается, но на документах, где печать обязательна, при отсутствии специальной печати отдела кадров, лучше проставить именно гербовую, это позволит избежать в будущем каких-либо претензий со стороны проверяющих.
Закон требует, чтобы печать удостоверяла только строго определенные записи в в трудовой книжке. Но иногда, уже после увольнения обнаруживается, что была пропущена запись о переводе внутри организации. В этом случае, по заявлению работника, недостающая запись может быть сделана. Вносится она уже после печати на записи об увольнении. И также требует обязательного заверения печатью.
Правительством РФ постановления от 01.03.08 № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225» (далее — Постановление от 01.03.08 № 132).
Вопрос
Приказ издается о приеме на работу. После получения приказа сотрудники кадрового отдела занимаются созданием специального табеля для учета рабочего времени служащего и внесением соответствующих записей в его трудовую книжку.
Оттиск этой печати по-прежнему следует проставлять на других документах, оформляемых в данном подразделении: на копиях трудовых книжек или выписках из них; на копиях других документов, с которыми работают кадровики (например, на копиях документов об образовании, помещаемых в личное дело работника); на выдаваемых кадровой службой справках и т.д.
Чиновники разъясняют следующее:
- положение абзаца первого пункта 35 <Правил ведения и хранения трудовых книжек> о заверении печатью при увольнении работника (прекращении трудового договора) всех записей, внесенных в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя хозяйственными обществами соблюдается при наличии печати, а также на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, осуществляется при наличии печати;
- записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью самого работника.
Таким образом, подготовленные проекты документов предусматривают, что печать в трудовых книжках обязательно проставлять только при ее наличии.
Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит запись в трудовой книжке при сокращении должности, что писать при увольнении по собственному желанию.
На наш взгляд, отказываться от этих реквизитов при использовании печатей нецелесообразно. Поскольку полное наименование организации и ее местонахождение поможет подтвердить, что именно у Вас работал сотрудник. Не лишним будет и указание номеров ИНН и ОГРН.
Сведения о наличии печати должны быть в уставе организации. Соответственно, чтобы отказаться от проставления печати в трудовых книжках внесите изменения в устав. В уставе нужно предусмотреть, что печати у организации нет. В итоге получалась спорная ситуация: законодательство разрешает не иметь печать с 7 апреля 2016 года, а Роструд настаивает на обязательном проставлении печатей в трудовых книжках.
Документ содержит три части:
- титульная часть — основные сведения о работнике;
- сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
- сведения о награждениях.
Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.
Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.
Но обязательно ли ставить печати в трудовых книжках? Этот вопрос волнует очень многих кадровиков и бухгалтеров. Более того, этот вопрос важен и для работников. Ведь многие будет очень недовольны, если в их трудовых книжках не будет никаких печатей.
Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2019.
Однако существуют подзаконные акты, которые обязывают организации проставлять печать на титульном листе и при увольнении. Такие требования содержаться:
- в абзаце 1 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
- абзац 2 пункта 2.2, абзац 2 пункта 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69
В последние годы все чаще возникает вопрос – какую печать ставить в трудовой книжке при увольнении в 2019 году. Затруднение это порождено изменениями в п.35 «Правил ведения трудовых книжек» от 01.03.2008 г. Если до этого времени предлагалось проставлять «печать организации (кадровой службы)», то после – уже «печать работодателя».
Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2019
Иногда возникает вопрос, какая именно печать должна быть в трудовой книжке. Инструкция допускает использование, как печати организации, так и непосредственно кадровой службы, если таковая в организации имеется. Но здесь есть один важный момент. Дело в том, что печать отдела кадров в трудовой книжке никак не может ставиться после подписи руководителя.
Если отдел кадров выделен в качестве отдельного структурного подразделения, у него может быть своя печать, на которой, кроме основных реквизитов организации будет также соответствующая надпись. Пунктами 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек допускается проставление печати кадровой службы в трудовых книжках (на титульном листе, внутренней стороне обложки).
Соответственно, даже в одном с Вами регионе может быть несколько организаций с аналогичными наименованиями, если они занимаются иной деятельностью или ограничения не установлены нормативными правовыми актами региона.
Работник проверяет все ли правильно записано и подтверждает это своей подписью. Затем информацию заверяет подпись кадровика и печать (п. 2.2 Инструкции). Печать проставляется на это странице вторично, если происходит изменение каких-либо данных. Чаще всего это фамилия, но могут быть и иные варианты.
Если речь идет о юридических лицах, для них наличие печати не является обязательным условием, не считая иных форм. Данная информация распространяется и на индивидуальных предпринимателей. Подтверждение этому – Федеральный закон. Также он никак не обязывает предъявлять в соответствующие органы, занимающиеся регистрацией, ни какие-либо сведения, ни даже печатный эскиз.
Новые правила заверения копии трудовой книжки в 2019 году
Законом установлены только некоторые правила, к примеру:
- юридическое лицо должно иметь печать обязательно круглой формы}
- печать должна содержать в себе только полное наименование организации или фирмы и строго с указанием ее местонахождения.
Другие сведения из приказа: срок договора, срок испытания, режим работы, замещение другого работника и причина его отсутствия, условия оплаты труда, характер работы (подвижной, разъездной, в пути) и другое — не переносятся в трудовую книжку работника.
Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:
- даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
- используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
- не применяют сокращений;
- не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
- Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
- информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
- подпись работника должна заверить сведения.
Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:
- Порядковый номер текущей записи.
- Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
- Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
- Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
Правила заполнения трудовой книжки 2019
Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.
На этот раз соглашусь с Татьяной — раз печать другой фирмы, то формально так делать было нельзя. Но в целом это будет не критично, если вы сохраните, например, при этом приказы на прием и увольнение с той фирмы.
Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации.
Наличие печати в трудовой книжке или ее плохая читаемость не является обязательным или критическим все же, как и сама трудовая книжка единственным подтверждением стажа. О процедуре исправления указано в статье выше. да, но прежде следует подумать насколько это необходимо вам.
Печать в трудовой книжке: как сейчас заверять записи правильно
Согласно новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.
Поскольку этот нюанс законодательно не разъяснен, то опытные кадровики советуют использовать именно гербовую печать компании – это в любом случае будет правильно, и никаких проблем не возникнет.
Как быть, если она поставлена не туда? Изменение места удостоверяющего оттиска может быть несущественным – со сдвигом в стороны, вверх или вниз. При этом правоспособность записи не снижается и прецедент не является ошибкой.
Примечание. При увольнении работника записи в данном разделе заверяются печатью и подписями в том же порядке, что и в подобной ситуации в разделе «Сведения о работе». Поскольку трудовая книжка – важнейший документ для оформления пенсии, и пенсионный фонд обычно досконально проверяет все сведения, в ней содержащиеся, требования к заполнению документа предъявляются довольно строгие.
Правила заполнения трудовой книжки регулируются Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Запись в трудовую книжку внесена не верно. Согласно вышеупомянутой Инструкции делается следующая запись в трудовой книжке: «Запись за номером ___ недействительна».
Можно использовать любую печать, при наличии в ней, как минимум, полного наименования и местонахождения организации.
Все это может весьма осложнить положение не только сотрудника, но и руководителя. Не подтвержденная печатью подпись директора в дальнейшем может повлечь за собой возникновение массы вопросов. Ситуация усугубляется, если договор подписал не сам работодатель, а его представитель, то есть доверенное лицо.
Ставим печать в трудовой книжке
Одно из них требует обязательно заверять ряд записей печатью той организации, где они сделаны. Важно все: какая именно стоит печать в трудовой книжке, какие записи заверяет и даже как выглядит ее оттиск. Несоблюдение требований может привести к тому, что часть стажа окажется неподтвержденной. И работнику придется потратить немало времени, чтобы эту ошибку исправить.
При заполнении трудовых книжек работников иногда возникают чисто «технические» вопросы. Однако их правильное решение поможет избежать конфликтных ситуаций с работниками, у которых могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.
Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит.