Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личное дело в архив бланки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем идет речь».
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются крайние номера приказов, протоколов и т.д.).
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц и год первого и последнего документов, при этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца — словом.
Содержание:
Совет 5 : Как передать документы в архив
В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация.
Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела. Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.
Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.
Надписи на обложках производятся черными светостойкими чернилами или могут оформляться на листе бумаги машинописным способом и наглухо приклеиваться на обложку клеем ПВА.
Вопрос такой: как должно выглядеть частичное оформление дел временного хранения (особенно тех, что хранятся 5 и менее лет). Какого оформления мне требовать от отделов, чтоб и себя обезопасить и не разводить лишней бюрократии?
Опись личного дела сотрудника представляет собой естественный компонент самого личного дела. Такая папка имеет обыкновение разрастаться, включая массу бумаг различного характера. В итоге в них быстро становится не разобраться.
Для того чтобы не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с образцом, в котором приведено правильное заполнение сведений о кадровой документации.
Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике. Для того чтобы иметь все нужные документы можно запросить их у самого работника, однако иногда приходится самостоятельно подавать запросы на прошлые места работы или учебы для получения рекомендации от третьего лица.
Положения об ЭК, об архиве следует менять по мере необходимости: в случае каких-либо изменений, либо после разработки новых типовых (примерных) положений.
В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП.
Опись документов в личном деле работника — образец
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Для частных же предприятий требование заводить личные дела на своих сотрудников не является обязательным. Объяснить это можно тем, что для небольших компаний ведение персональных дел экономически невыгодно, а для крупных, где текучесть кадров подчас очень высока, – непродуктивно.
В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же» (смотрите ниже пример). Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.
В 2017 году законодательство не обязывает руководителей заводить личное дело на каждого сотрудника. Впрочем, это не касается государственных и муниципальных служащих. На них личные дела заводятся в обязательном порядке. Делается это для того, чтобы сохранялась возможность отслеживания всех изменений в персональных данных государственных и муниципальных служащих.
В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же» (смотрите ниже пример). Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.
Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений.
Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.
Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.
Листы описи разделены на графы, строгого предписания относительно требуемых граф нет. Один из возможных вариантов заполнения описи предусматривает наличие следующих колонок:
- порядковый номер бумаги;
- числовой индекс, присвоенный бумаге данного типа в этой организации;
- дата, когда документ был составлен, она прописывается арабскими цифрами;
- его название, в частности, трудовой договор, приказ, заявление и пр;
- номера листов дела, которые занимает данный документ;
- примечание, в этой графе может быть указано, оригинал ли документа помещён в папку или копия, а также день, когда он был изъят из папки и когда возвращён.
Работая с персональными делами, важно помнить, что они содержат персональные данные, а соблюдение требований по их защите — обязанность работодателей. За нарушение этих положений виновные лица могут привлекаться как к дисциплинарной, материальной, так и гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.
Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы. Закон в 2017 году устанавливает перечень документов, которые в обязательном порядке подшиваются к делу государственных служащих, для работников частных предприятий список таких документов определяет локальный нормативный акт.
Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет.
Список таких документов и их количество в большей степени зависит от специфики выполняемой им работы, стажа и корпоративной политики организации.
Часто можно встретить информацию о том, что личная карточка сотрудника не должна входить в перечень документов личного дела и ее нужно хранить отдельно. Это утверждение основывается на том, что в Перечне типовых документов карточка Т-2 выделена отдельной строкой.
Отметим, что с целью обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов по делу все его листы, кроме листов внутренней описи и удостоверяющей надписи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумеровщиком.
Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Ревизия личных дел Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г.
На обложках дел обязательно проставляют даты документов, помещенных в каждое дело. Если же дело состоит из нескольких томов (частей), на каждом из них проставляют крайние даты документов. Желательно отмечать точные календарные даты, т. е. число, месяц, год.
Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года
Так, согласно положениям этого документа на самом верху располагаются строчки, которые заполняются сотрудниками государственных или муниципальных архивов в момент приема дел на хранение.
Копии приказов (распоряжений) о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и т. д. в личное дело не включаются.
Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена. Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена. При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.
Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования
Если есть много ошибок в нумерации листов дела, допущенных работником кадровой службы при формировании дела, их перенумеровывают при подготовке к передаче в архив предприятия. При этом старые номера зачеркивают одной черточкой наискосок и рядом ставят новый номер листа.
Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.
Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.
При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел. Однако в реальности это неудобно, поэтому настоятельно рекомендуется прописать в нормативном акте порядок специально для этого документа и впоследствии руководствоваться именно этим порядком.
В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке.
Обратите внимание, что по ГОСТу 17914-72 в 2017 году все дела работников должны храниться в картонных обложках. Архивы не принимают на хранение скоросшиватели или файлы из пластика.