Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием обработка и распределение поступающих документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».
Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения.
Содержание:
Другие рефераты на тему «Военное дело и гражданская оборона»:
Проверяются правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки, т.е. правильность адресования и наличие поврежденной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.
Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию. При больших объемах документооборота при вскрытии конвертов используется конвертовскрывающие машины.
Если необходимо фиксировать передачу документа между подразделениями, то следует составлять реестр внутренней передачи документа.
Исходя из практики подготовки и работы с документами, все реквизиты можно условно классифицировать по их назначению.
При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
- если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
- если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
- если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ»;
- если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения;
- если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.
Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным, В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.
При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
Оно может производиться в службе делопроизводства на основе делегирования руководителем прав начальнику службы и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям.
Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.
При всех обнаруженных недостатках составляется акт с их перечислением, который подшивается (скрепляется) с документом. Никакие обнаруженные недостатки не должны замедлять ход движения документа, а экспедиция не должна принимать самостоятельного решения о том, что делать с таким документом.
Регистрация поступивших документов (входящих потоков). После обработки документы, адресованные руководителю организации или структурного подразделения, передаются ему для проставления на документе реквизита «указание по исполнению». Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям. Запомните! Обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни.
При оформлении документов применяют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.
Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы делопроизводства.
При обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также корреспонденция, адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и другим).
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
При обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также корреспонденция, адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и другим).
Корреспонденция, доставляемая в ФССП России Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, принимается экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестрам. Прием корреспонденции подтверждается подписью работника, принявшего документы, в реестре с указанием даты получения. Подпись удостоверяется печатью Управления делопроизводства «Для пакетов».
Обработка поступающих документов
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Необходимо отметить, что проставление отметки о получении в экспедиции не означает регистрацию полученных документов. Эти данные необходимы прежде всего для учета объема документооборота и фиксации факта получения.
В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.
В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.
Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения
Задача службы делопроизводства — организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение. Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.
Глава 3. Проблемы квалификации преступлений, предметом которых выступает официальный документ 3.1 Проблемы квалификации служебного подлога Судебная практика свидетельствует о том, что норма, предусматривающая ответственность за служебный подлог, применяется не всегда правильно. Особенно остро данная проблема встает, когда следственные …
Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Мы сотрудничаем со следующими организациями:
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.
Лица, получающие копию, обязаны расписаться в справке с указанием даты и времени. Дежурный передает документ вместе со справкой и пакетом в подразделение делопроизводства и режима не позднее начала следующего рабочего дня.
Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер. Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.
Централизованная регистрация обращений граждан осуществляется отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства, централизованная регистрация иной входящей корреспонденции осуществляется в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.
Тогда конверт подкалывают к документу. В случае если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Важно заметить, что один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. В случае если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения.
Конверты с документами, за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Зарегистрироваться на конференцию
В нерабочее время корреспонденция принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под расписку в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел.
В экспедиции должен быть разработан четкий распорядок работы с указанием времени выполнения и работников, ответственных за ту или иную работы. Работы, выполняемые экспедицией, носят преимущественно технический характер и хорошо поддаются механизации и автоматизации.
Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.
Документы должны исполняться в срок, по϶ᴛᴏму входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Несекретная служебная корреспонденция, доставленная в ФССП России Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, телеграммы, доставленные в ФССП России нарочным, в нерабочее время принимаются оперативным дежурным по ФССП России в соответствии с Инструкцией о порядке организации оперативного дежурства в Федеральной службе судебных приставов.
Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов.