Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Технология контроля исполнения документов в частности включает». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Программа контроля исполнения документов позволяет понять, какие проблемы есть внутри компании, какие недостатки наблюдаются, а значит, сформулировать предположения относительно усовершенствования действующей системы.
Цель заключительного контроля — изучение результатов выполнения документа и предотвращение последующих ошибок. Примерами заключительного контроля являются отчетные материалы.
Контроль должен наглядно указать причину, источник нарушения процесса выполнения документа( в случае задержки исполнения).
Содержание:
Кафедра информатики и математики
В федеральных министерствах структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, в те же сроки представляет аналогичную информацию руководителям федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Статусы заданий (выполнено, в процессе, не выполнено) рассчитываются автоматически. Отчеты программа генерирует самостоятельно, можно создавать шаблоны.
Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Стоит сказать, для ее ведения могут быть использованы регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями.
Однако при проведении фактических проверок контролер не вправе оценивать работу исполнителя по существу. Задача контролера состоит в определении того, в какой степени результаты работы соответствуют намеченной программе, будет ли она выполнена в срок или необходимо принимать меры к ускорению ее исполнения, а также в проверке правильности исполнения документа по форме.
Основные этапы технологического процесса контроля исполнения документов
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
В государственной системе документационного обеспечения управления указано : «…контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов, контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов.
Контрольные карты на исполненные документы целесообразно перемещать в картотеку исполненных документов и систематизировать их по исполнителям или по вопросам.
По указанию руководителя учреждения или структурного подразделения исполнение документов может контролировать специально назначенный сотрудник, не числящийся в составе делопроизводственной службы, но совмещающий свои прямые обязанности с обязанностями по контролю за исполнением документов.
Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению — помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы — документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование.
В некоторых случаях сроки устанавливаются специальным перечнем для типовой документации – это касается ситуации, когда официальная бумага подпадает под один из пунктов такого списка. Постановкой на контроль занимается служба, реализующая документооборот в пределах компании. Последовательность простая – регистрация, следом – постановка на контроль.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
На каждом документе, исполнение которого взято на контроль, а также на карточках ставится специальный штамп «Контроль» или буква «К».
В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
Не всегда учет и контроль исполнения документов – область ответственности службы документооборота. Руководство может принять решение о возложении таких обязанностей на любого трудоустроенного в пределах компании. В настоящее время такая практика распространяется все шире.
Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан.
Не менее важны распорядительные документы, принятые в пределах конкретной компании, а также специфическая документация, внедренная на основе выбранного подхода к управлению предприятием. Если руководителем установлены сроки исполнения, значит, они должны соблюдаться безоговорочно.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации.
Осуществление контроля за исполнением документов
Приложение Контроль исполнения поручений является замечательным инструментом, который поможет контролировать исполнение поручений в организации. Несмотря на простоту, программа весьма эффективна.
Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Контроль за исполнением следует организовать так, чтобы обязательно получить информацию о неисполнении любого зарегистрированного документа.
В случае если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации.
При учете перечисленных выше критериев эффективность контроля за выполнением принятого документа достигнет максимального эффекта.
Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа.
— организация контроля исполнения документов.
Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».
Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как сразу можно отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить их по картотекам, используя различные признаки классификации, например по предприятиям-контрагентам, по видам контрактов и т.д.
Первостепенное значение имеет правильность определения сроков исполнения документов. В директивных документах, как правило, сроки исполнения устанавливаются вышестоящими организациями.
Контроль исполнения документов и поручений начинается с формирования такой системы, через которую можно следить, в какой момент исполняется документация в пределах компании. Необходимо проработать систему таким образом, чтобы через нее отображались как входящие документы, так и отправляемые внешним адресатам, сформированные и предназначенные для внутреннего взаимодействия.
В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Ответственность за правильное и ϲʙᴏевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, кᴏᴛᴏᴩым поручено исполнение документа. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю.
Работа с письмами и обращениями граждан
На ее верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления срока фактического исполнения документа.
Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте федерального органа исполнительной власти структурным подразделением.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
К примеру, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19).
Необходимость осуществления контроля изложена в Уставе МО «Чебаркульский городской округ», Положении «Об администрации Чебаркульского городского округа», Положении «О статусе главы МО «Чебаркульский городской округ»», регламентах администрации и Собрания депутатов Чебаркульского городского округа и других нормативных правовых документах.