Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт о недостачи при инвентаризации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В документе обязательно должны быть такие графы:
- место и дата составления акта;
- список участников комиссии, проверяющей товар;
- информация о грузоотправителе и грузополучателе;
- если товар доставлялся контейнером, информация о состоянии транспортного средства, наличие и состояние пломб;
- если он хранился на складе – условия хранения;
- описание и количество недостающего товара;
- его стоимость, в том числе и НДС;
- указание, на кого возлагается вина по недостаче полученного или инвентаризированного товара.
Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя.
Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.
Содержание:
Как списать недостачу при инвентаризации
Алгоритм осуществления инвентаризации активов идентичен и для коммерческих компаний, и госорганов, и казенных учреждений. Происходит он поэтапно, в следующем порядке:
- распоряжением по учреждению руководитель назначает инвентаризационную комиссию;
- проводится подготовка к мероприятию (оформляются необходимые первичные документы на поступление и расход активов, подбиваются учетные остатки);
- подотчетные лица оформляют расписки-подтверждения наличия имущества находящегося на ответственном хранении;
- в назначенный приказом день проводится инвентаризация. Необходимым является участие комиссии в полном составе и присутствие подотчетных лиц.
И.О. лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя отправителя на участие в приемке продукции) составили настоящий акт о выявлении недостачи продукции: 1. Место составления акта ____________________________________________. 2. Время начала приемки ___ час. ___ мин. Материально ответственные лица инвентаризационной комиссии дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Выявление недостачи в торговой точке
При оформлении формы ИНВ-15 обязательно должны быть указаны реквизиты предприятия, код КВЭД, дата и номер приказа, на основании которого проводится инвентаризация. Проставляется номер и дата акта, а также дата, когда проводилась проверка.
Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.
Помимо надлежащего оформления инвентаризации работодатель обязан создать все условия для сохранности имущества, а также должным образом оформить трудовые отношения с работником и договор о полной материальной ответственности.
Нехватка ТМЦ – это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс – перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.
Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.
Заключительный этап — и есть процесс выявления недостачи продукции: сравнение данных бухгалтерских расчётов и реального количества продукции на складах организации.
Согласно п. 4.1 Методуказаний на расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей оформляется сличительная ведомость. Этот документ нужен для отражаются результатов инвентаризации в случае отличия фактических данных от учетных.
Если показатели по бухгалтерскому учету и данные по инвентаризации разнятся, оформляется ведомость. Представляет собой документ, в котором отражаются все итого инвентаризации при потере учетной информации. Сумма нехватки или излишек продукции в подобных ведомостях отмечается по аналогичной схеме бухгалтерского учета.
Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.
Если показатели по бухгалтерскому учету и данные по инвентаризации разнятся, оформляется ведомость. Представляет собой документ, в котором отражаются все итого инвентаризации при потере учетной информации. Сумма нехватки или излишек продукции в подобных ведомостях отмечается по аналогичной схеме бухгалтерского учета.
Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.
Акты о проведении инвентаризации — это обязательные документы, подтверждающие факт ее проведения и итоги контрольных мероприятий. Проводя мероприятия по учету и контролю всех активов и обязательств, организации выполняют требования закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Акт о результатах инвентаризации образец заполнения недостача
Место прибытия ____________________. 13. Время: — выдачи груза органом транспорта ____________________________________; — вскрытия опломбированных транспортных средств (вагона, контейнера и т.п.) __________; — доставки груза получателю __________________________________________. 14. Дата и время вскрытия тары и упаковки и сведения об их состоянии: ____________________. 15.
Для оформления полученных итогов используют специализированные формы документов, применяемые в соответствии с приказом Минфина № 52н от 30 марта 2015.
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать.
Это заключение (и изучение) прозрачных, четких и детальных договоров поставки и транспортировки, особенно в пунктах, касающихся упаковки и используемой тары. Плюс грамотная (согласно договорам и ГК РФ) приемка груза с проверкой на предмет соответствия внутритарного количества (возможно привлечение независимых специалистов).
Иногда результатом проведенной в организации инвентаризации становится недостача ценностей или излишек.
Все действия работодателя и работников предусмотрены законодательными и иными нормативными документами. Если виновных лиц нет или вина их не доказана, то выявленная при инвентаризации недостача списывается по соответствующим счетам как финансовые результаты.
В период подписания акта договор по материальным ценностям прекращает собственное действие в том случае, если работник не считает материально ответственной личностью.
На каждом предприятии, независимо от типа его финансово-хозяйственной деятельности, остро стоит вопрос соответствия количества материальных ценностей на его складах и имеющейся документации.
Недостача в рамках норм естественной убыли причисляется к статье расхода «Издержки производства и обращения». Стоит отметить, что потери в результате недостачи приравниваются к материальным расходам. Предельно допустимые нормы в этом случае определяются законодательно на уровне Министерств, но не внутренними документами организации.
Отображение в бухгалтерских проводках:
- Дт 02 Кт 01: 2500 — сумма амортизации;
- Дт 94 Кт 01: 15000 — стоимость основного средства;
- Дт 91-2 Кт 94: 15000 — сумма недостачи при отсутствии ответственных лиц.
В случае несоответствия, порчи во время транспортировки или погрузки-выгрузки, поврежденный, бракованный или утерянный товар нужно также официально зарегистрировать. В большинстве случаев именно для этого составляется акт о недостаче товара.
На обратной стороне бланка ИНВ-15 должна отображаться информация о даче объяснений материально-ответственного лица. А также здесь же указывается решение руководителя организации.
В любом случае, документ должен быть составлен и заполнен аккуратно, грамотно и правильно, в соответствии с действующим законодательством Трудового Кодекса РФ.
Взыскание недостачи с виновных лиц
Если существующие меры, которые были предприняты компанией, не позволили выявить ответственных или виновных лиц, то итоговая сумма нехватки товара списывается на основании предварительно созданного приказа.
Перед началом проверки МОЛ передают в бухгалтерию расписку о том, что все документы, подтверждающие приход и расход вверенного им имущества, переданы полностью (пункт 2.4 Приказа Минфина № 49). В процессе проведения составляются инвентаризационные описи, которые затем передаются в бухгалтерию для сверки фактических данных с учетными.
Если работодатель нарушил трудовое законодательство, не заключив с работником трудовой договор, не ознакомив его с должностной инструкцией, то он тем самым не проинформировал работника о его трудовых обязанностях, его ответственности.
Решение о проведении сличения данных в любом случае принимает руководство организации. Это решение оформляется приказом, где указывается информация о проводимой проверке:
- объекты;
- сроки;
- участок (дислокация);
- участники инвентаризационной комиссии;
- председатель.
Если они не превышены, недостающий товар списывается. Если превышены – вина возлагается на тех, кто несет ответственность за учет и сохранность продукции или же виноват в утере, порче и т. д.
Товар может пострадать вследствие стихийных бедствий и непредвиденных обстоятельств – пожаров, ограблений, наводнений и пр. В этом случае также необходимо составить бумагу.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи – это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Если выявлена вина продавца, либо имеется ответственность по коллективному договору о материальной ответственности, то недостача, которая не подлежит списанию, может вычитаться и зарплаты. В первом случае в полной сумме, во втором — в определенном проценте.
Статистика случаев обнаружения при приемке груза внутритарной недостачи совсем не радужна, что обуславливает актуальность следующих вопросов:
- причины возникновения внутритарной недостачи;
- кто несет ответственность;
- как свести к минимуму риски возникновения этой недостачи;
- как получить возможность подачи правомерной претензии (и к кому) с расчетом на реальное возмещение.
Процедура определения фактического наличия объектов с сопоставимыми данными не очень популярна из-за трудоемкости и сложности процесса, но позволяет:
- объективно оценить порядок учета и хранения имущества;
- выявить возможные хищения и нарушения в учете;
- установить причины возникновения кредиторской и дебиторской задолженности;
- контролировать процесс управления активами, обязательствами и т.д.
При проведении инвентаризации в оптовой компании были обнаружены излишки товаров. По причине отсутствия первичных документов на схожий товар, к стоимости привлекалась сторонняя компания. Стоимость товаров, которые оказались в излишке, по оценкам составила 3,5 миллиона рублей. Стоимость услуг оценщика составила 249,6 тысяч рублей, включая НДС 41,6 тысяч.