Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего необходима должностная инструкция». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.
Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.
Офис-менеджер необходим в любой компании, у которой есть офис, руководитель и хотя бы несколько сотрудников.
Содержание:
Как составляется должностная инструкция
Какие обязанности можно возложить на конкретного работника и как их разделить между близкими позициями? Наш закон делит всех работников, специалистов организации на две группы: рабочих и служащих.
Что должен ответить руководитель работнику, который просит отпустить его с работы? Здесь важно, чтобы вы сами понимали, что такое присутствие, отсутствие на работе с юридической точки зрения.Определяются права, представляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
Инструкция может визироваться не управленцем, а начальником отдела, но подобное фиксируются в его инструкции и трудовом договоре.
Во-вторых, должностная инструкция – основа для установления оценки результатов трудовой активности работника и принятия решения о судьбе его трудового договора (повышение по должности, перевод, перемещение, увольнение, зачисление в резерв руководителей, направление на дополнительное обучение и т.п.).
В мелких организациях список обязанностей подобного специалиста значительно меньше, чем, например, в огромной корпорации.
Как правильно организовать этот процесс, начиная с написания проекта и заканчивая утверждением готового документа?
Обратите внимание! Обязательность такого документа и порядок его оформления в законодательстве не регламентированы, поэтому изготовление ДИ остается прерогативой работодателя.
При этом работодатель самостоятельно определяет структуру акта и технология внесения в него изменений. Рекомендуется два вида оформления инструкции:
- приложение к коллективному договору;
- самостоятельный правовой акт.
Сейчас существует порядка 12 видов гражданско-правовых договоров, включая договор подряда, договор на оказание услуг, договор купли-продажи, по которым можно оформить специалиста во много раз выгоднее, чем оформлять специалиста по трудовому договору.
Работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков. Разработанный проект следует представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.
Встает вопрос: какие обязанности можно возложить на конкретного работника и как их разделить между близкими позициями? Наш закон делит всех работников, специалистов организации на две группы: рабочих и служащих. Служащие отличаются от всех остальных работников наличием двух реквизитов: должностью и окладом.
Должностные инструкции на рабочих: нужны ли?
Итоговый документ должен одинаково трактоваться обеими сторонами трудовых отношений (нанимателем и нанимаемым). Он должен быть структурированным, разбитым на пункты и подпункты.
Производится приказом или распоряжением, но не контрактом, так как контракт является лишь основанием для приказа.
Прежде чем начать разработку инструкций нужно правильно организовать эту работу. В этом вам поможет специальный документ «Положение о должностной инструкции».
Чем руководствуется работник в своей деятельности – нормативные, нормативно-правовые и организационно-правовые документы.
Должностная инструкция понадобится и при аттестации персонала, и при увольнении работника в период испытательного срока, и при проведении сокращения численности или штата работников. Этот акт относится к тем документам, которые лучше принять, чем проигнорировать. Если вы убедились в этом, следует смело вносить на обсуждение руководства предложение о разработке должностных инструкций.
Если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях с работником оказывается в проигрышном положении.
Обязательна ли должностная инструкция в организации?
В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.
Очень часто работодатели не уделяют составлению должностных инструкций должного внимания, ограничившись переписыванием основных положений из Единого квалификационного справочника. Это совершенно неверный подход.
В чем особенности оформления должностной инструкции? Какой срок ее действия? Рассмотрим эти и другие вопросы подробно.
Закон не предусматривает обязанности работодателя по разработке и утверждению этого документа.
Должностная инструкция, ее важность, правила составления
Должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Они призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда.
Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.
Кто определяет обязанности сотрудника? Прежде всего руководитель подразделения, которому непосредственно этот работник подчиняется, или сам руководитель организации, если нет разделения на отделы внутри компании.
Должностная инструкция – синоним зрелости организации. Всякий документ имеет символическое значение. При приеме на работу наличие должностной инструкции означает для претендентов на должность солидность фирмы и позволяет привлечь в организацию профессионалов.
Что такое должностная инструкция, для чего необходимо ее разрабатывать
Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется.
Необходимость согласования подписанной исполнителем инструкции отпадает. Кроме того, ее визирование и утверждение одним и тем же подчиненным, то есть два юридически равноценных действия, направленных на один документ, невозможно.
Соответственно, свою специфику имеют, например, должностная инструкция рабочего по благоустройству территории или должностная инструкция разнорабочего. А какие, скажем, у подсобного рабочего должностные обязанности? Ниже приведем пример заполнения должностной инструкции подсобного рабочего.
Почему же инструкции так не любят?
В нем устанавливаются основные цели (направления деятельности) сотрудника и определяются его функции при реализации целей и задач структурного подразделения исходя из распределения функций подразделения между его сотрудниками.
Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в т.ч. и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.
Поэтому вслед за вопросом о том, обязательны ли должностные инструкции вообще, рассмотрим ДИ для определенных категорий работающих граждан.
Суд не согласился с этим утверждением. Дело в том, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными.
Круг должностных обязанностей рабочего зависит от конкретной должности, условий работы и специфики деятельности организации-работодателя.
Документ нельзя считать полноценным, если одновременно с требованиями, выдвигаемыми к работнику, в нем не будут отражены его права, обязанности и ответственность, за неисполнение прописанных функций.
В случае отсутствия у работника обязанности совершать те или иные действия дисциплинарная ответственность исключается.
На практике срок действия заканчивается тогда, когда руководитель принимает решение о необходимости пересмотра документа. В свою очередь, частота и сроки пересмотра установлены положением о разработке таких инструкций. Некоторые предприятия прописывают сроки, когда должна выполняться такая работа. Это может быть раз в год или раз в три года. На практике такой подход применяется редко.
Любое действие работодателя, которое вызовет негативную реакцию у работника, при отсутствии инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.
Профессию офис-менеджера часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер – кто это?