Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень документов для архивного хранения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В перечнях документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, через «а», «б», «в», » … » применяются все сроки хранения, указанные в звеньях настоящего Перечня.
Если ликвидируется компания-источник комплектования гос. архива, то оттуда по вызову ликвидационной комиссии прибывают эксперты, которые проводят экспертизу ценности документов закрываемой организации как по личному составу, так и постоянных сроков хранения. Все, что сочтут нужным, будет сдано на государственное хранение, остальное – уничтожено.
Содержание:
1.4. Правовое обеспечение деятельности
Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.
Для начала определимся, что будем понимать под термином научно-техническая документация. Научно-техническая документация — это основа любого производственного процесса, в ней закрепляется информация, необходимая в процессе осуществления каких-либо работ, а также при последующей эксплуатации возведенных объектов. Научно-технические документы подразделяются на подвиды, имеющие свою специфику.
Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Ответственность за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагают на руководителей этих подразделений.
Перечень документов, подлежащих архивному хранению
Помогите пожалуйста разобраться: в этом году составляю опись по личному составу за 2015 год.У меня возник вопрос в том, что дел уволенных за 2015 год у отдел кадров нет. Зато у них нашлись личные дела уволенных за 2006-2007 годов. Подскажите, как мне правильно оформить опись? (P.S. я работаю в госслужбе, кадры передают в архив личные дела уволенных через 10 лет).
Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.
Подделка, изготовление, использование либо сбыт поддельных документов, штампов, печатей, бланков наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом, или ограничением свободы на срок до 2 лет (ст. 380 УК).
Оформляем дела на постоянное хранение
Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации.
Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа № 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Еще в далеком 1980 году был разработан и утвержден Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений и организаций его системы. Именно на его основе и оставляются Номенклатуры дел для образовательных учреждений и учреждений системы просвещения и в настоящее время.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения приказ минкультуры РФ от 31-07-2007 1182 об утверждении перечня типовых архивных документов образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (2019).
1.1. Распорядительная деятельность
С момента заведения и до передачи в архив или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела организации должны храниться в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.
Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.
Второй — содержит типовые архивные документы о разработке и внедрении технологических процессов в разных отраслях экономики.
Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.
Третий — содержит типовые архивные документы о конструировании опытных и промышленных образцов изделий и внедрении их в производство.
Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.
Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами.
Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища. Если организация невелика, а расширения штата не предвидится — то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот.
Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.
Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.
Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (см. п.2.4.2).
Второй — содержит типовые архивные документы о разработке и внедрении технологических процессов в разных отраслях экономики.
6. Информационное обслуживание
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).
Если вы в 2018 году делаете описи за 2015-й, то вы их оформляете актуальным наименованием и датируете 2018-м годом.
В четвертом звене (графа 6) — представлены эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов/станций контроля, наблюдений/измерений и т.п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации.
Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов
Вы вправе избавиться от документов, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше четырех лет.
Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
Работодатели несут материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, а также представлением документов, содержащих недостоверные сведения (ст. 76 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»).
Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному. Временные сроки хранения являются общими для всех организаций.
3. Финансирование деятельности
Признать не действующей на территории Российской Федерации часть II Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15 августа 1988 г.
Перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики.
Новый перечень документов, подлежащих архивному хранению, вступил в силу еще 1 октября 2010 г. С тех пор прошло более 4 лет, однако по-прежнему остаются организации, которые не до конца разобрались с действующими нормативами и изменениями. Именном поэтому в этой статье мы решили рассказать об актуальном перечне документов, подлежащих архивному хранению.
Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.
Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного Закона. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.