Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли делать исправления в путевых листах». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Включите в бланк все реквизиты, которые должны быть в путевом листе. Они перечислены в части II Обязательных реквизитов (утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152). С 26 февраля 2017 года этот перечень дополнен. Путевой лист должен включать отметку о техсостоянии авто (приказ Минтранса России от 18.01.17 № 17). А вот печать в этом документе больше не нужна.
Например, путевой лист оформлялся на месяц и в течение этого месяца автомобиль многократно возвращался в организацию, т.е. выполнял несколько десятков рейсов.
Содержание:
Ведение и хранение журнала учета путевых листов
Требование о наличии путевого листа содержится в пункте 59 Инструкции по бюджетному учету и подпункте 5.4 пункта 5 приказа Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27.
Некоторые первичные документы нельзя править, это прописано в нормативных актах.Относится ли путевой лист к первичным документам? Налоговый вестник от 2010 года №12 сообщает, что данный бланк относится к первичным документам, и в него можно вносить правки. Также Закон №129 –ФЗ в п.5 ст.9 делает акцент только на кассовых и банковских бланках, которые не подлежат правке.
В материале можно скачать образец журнала регистрации путевых листов 2019, а также актуальные бланки для использования.
Допускаются ли исправления в путевых листах
Предприятие находится на общей системе налогообложения. Списание ГСМ ведется на основании утвержденных приказом по предприятию путевых листов согласно нормам Минтранса. В путевых листах отражается сумма списания ГСМ по норме и фактическая, в налоговом учете сумма ГСМ списывается по норме.
С 1 марта 2019 года такой вариант невозможен и на каждый рейс должен оформляться отдельный путевой лист.
Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его заполняют: механик и диспетчер-нарядчик. Самое трудное для бухгалтера — добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.
Законодательно установлено, что за правильность составления путевок и регистрационного журнала несет ответственность руководитель. Но в организации должно быть назначено ответственное лицо за составление и ведение документов.
Как вносить исправления + пример
В постановлении АС Поволжского округа от 24.05.2017 N Ф06-20469/17 по делу N А72-5811/2016 указано, что налоговое законодательство не содержит запрета на внесение недостающих сведений в первичные документы и исправление первичных документов путем их полной замены на новые документы с теми же реквизитами в соответствии с требованиями законодательства.
Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие.
Проверку транспорта проводите перед началом каждой рабочей смены и заносите результаты в путевой лист.
Ведь из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе либо приложении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку.
Как правильно заполнить журнал учета путевых листов
Организация использует самостоятельно утвержденный бланк. Форма документа и порядок ведения не утверждены.
Когда вносите исправительные проводки в регистры бухучета, главбух (руководитель структурного подразделения) ставит отметку об этом в Бухгалтерской справке в разделе «Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету». Такой порядок установлен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н.
Инспекторы снимают расходы, если в «первичке» заполнены не все обязательные реквизиты. Оспорить доначисления не удастся даже в суде (постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 18.01.17 № Ф02-7133/2016, Ф02-7330/2016 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.07.14 № А78-7040/2013).
Когда вносите исправительные проводки в регистры бухучета, главбух (руководитель структурного подразделения) ставит отметку об этом в Бухгалтерской справке в разделе «Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету». Такой порядок установлен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н.
Также надо учесть требования к первичным документам (см. врезку выше). Компания вправе включить в путевой лист дополнительные реквизиты — мы показали их на образце ниже (кликните, чтобы увеличить). Они обезопасят расходы на топливо.
Вносить изменение следует так: зачеркните неправильную сумму тонкой линией и сверху напишите правильный текст разборчивыми цифрами или буквами. Зачеркнуть слово требуется так, чтобы его потом мог прочитать представитель проверяющего органа.
Исправляя путевой лист, бухгалтера или диспетчеры совершают типичные ошибки, среди них:
- не указана дата внесения правки;
- отсутствуют расшифровки подписи (подразумевается фамилия и инициалы) диспетчера;
- отсутствуют подписи возле исправления лица, составляющего путевой лист;
- изменение внесено лицом, который не составлял путевой лист. Согласно Федеральному закону №402 части 7 статьи 9, изменения в документ могут вносить только те лица, которые его составляли.
В нем говорится, что в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.
Действующее законодательство не возбраняет вносить исправления в первичные документы (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Более того, организация должна самостоятельно разработать порядок внесения исправления в первичные документы (бумажные и электронные), ориентируясь на правила ведения бухучета и особенности своего документооборота.
Скачать бесплатно образец журнала учета путевых листов с исправлениями
Порядок исправления первичных документов нужно включить в учетную политику для целей бухгалтерского учета или оформить соответствующее приложение к ней.
Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Несмотря на то, что речь о каком-либо лимите затрат на топливо не идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы.
Количество израсходованного бензина должно быть подтверждено документально. Поэтому, путевые листы с неверным расчетом, должны быть исправлены.
Введение предсменного технического контроля
Исправления оформляйте первичным учетным документом – Бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Основание – документы, которые в отчетном периоде не провели или провели с ошибками (например, акт об оказании услуг, дополнительное соглашение и т. д.).
Руководитель имеет право ездить по делам компании в свой выходной на служебном автомобиле. Но оформлять такие выезды нужно по всем правилам — вписывать в табель учета рабочего времени выход в нерабочий день. Также могут потребоваться документы, подтверждающие такую необходимость.
Путевка — это документ, которым подтверждают не только расходы на запчасти или ГСМ, но и передвижение автомобильного транспорта. Кроме того, эта бумага является основанием для начисления зарплаты водителю.
Обратите внимание, если в процессе транспортировки в обычном автомобиле продукты испортились, списание расходов по ним возможно лишь в рамках естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Развозка скоропортящихся продуктов не на спецтранспорте
В сентябре бухгалтер автономного учреждения «Альфа» обнаружил счетную ошибку: в рамках госзадания больничное пособие за апрель сотруднику начислили на 5000 руб. больше (за счет ФСС России).
Иногда сделать это затруднительно, например, при отсутствии точного адреса. В таком случае можно написать название рядом расположенного населенного пункта, километровую отметку на дороге или просто взять координаты из навигатора с указанием широты и долготы.
Более того, организация должна самостоятельно разработать порядок внесения исправления в первичные документы (бумажные и электронные), ориентируясь на правила ведения бухучета и особенности своего документооборота. В качестве примера исправления ошибок можно использовать нормативку, регулирующую аналогичные вопросы.
Такое изменение путевого листа является не действительным и, как следствие, не действительным становится весь документ. Ошибка ¹3 Отсутствует расшифровка подписи лица, составившего документ.
Типичные ошибки при заполнении путевых листов
В летний период для скоропортящихся продуктов лучше осуществлять перевозку исключительно спецтранспортом, даже если от склада до точки продаж несколько метров. В противном случае придется доказывать реальность поставки. Кроме того, разгрузочно-погрузочные работы можно оправдать наличием транспортных накладных, фотоснимков отгруженного товара, видеозаписями с камер наблюдения.
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — УАТ).
Заверить внесенное исправление должен сотрудник, ответственный за составление путевых листов и водитель транспортного средства.
Нужно зачеркнуть все слово или полную цифру. Подробный и наглядный образец исправлений, представленный здесь, может стать хорошим примером, на который можно смело ориентироваться. Так отражается даже ущерб от недостачи имущества, которое было приобретено за счет средств субсидий и числилось по КФО 4. При этом поступления от виновных лиц в возмещение ущерба являются собственными доходами учреждения. По общему правилу перечислять эти средства в бюджет учреждение не обязано.