Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ознакомление сотрудников с приказами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При этом стоит отметить, что несмотря на то, что создание ДИ не является обязательным и, соответственно, за ее отсутствие каких-либо санкций не последует, негативные последствия возможны.
В том случае, если такой лист будет составлен не в соответствии с правилами или с их нарушениями, то при возникновении споров любой более-менее опытный юрист с легкостью сможет доказать отсутствие юридической силы у такого документа.
При подтверждении ознакомления сотрудником будет формироваться и подписываться исходящее письмо с вложенным документом на закрепленный служебный адрес.
Содержание:
Кто осуществляет ознакомление с приказами?
Как правило, все работники в первый рабочий день знакомятся с рядом локальных актов компании, учитывая, что данное правило закреплено нормами закона.
В первую очередь нужно отметить, что сроки ознакомления далеко не всегда регулируются действующим законодательством. Ниже будут приведены приказы, сроки ознакомления с которыми регламентированы законодательством и приказы, сроки ознакомления с которыми не регулируются.
Наниматель обязан ознакомить работника с каждым приказом (распоряжением) (далее — приказ), изданным в его отношении (п. 10, 15 ч. 1 ст. 55 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК)). Однако не всегда наниматели соблюдают это правило. Случается и по-другому: работник по различным причинам уклоняется от ознакомления с приказом, хотя наниматель принимает все меры для этого. О порядке ознакомления с приказом и последствиях, возникающих в случае, если работник не ознакомлен с ним, — наша статья.
Как ознакомить работников с приказом? Лист ознакомления с приказом
Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково – указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата. В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3). Этот вариант, очевидно, имеет в своей основе вид унифицированных форм, где отметки об ознакомлении располагаются именно внизу документа.
Вся информация, размещенная на данном веб-сайте, предназначена только для персонального использования и не подлежит дальнейшему воспроизведению и/или распространению в какой-либо форме, иначе как с письменного разрешения ООО «Профессиональное издательство».
Поскольку именно в таблице отражается ознакомление с приказом и согласие с его выполнением, рассмотрим более подробно основные ее составляющие:
- Порядковый номер. В этом случае непосредственно к самому сотруднику, который расписывается в листе, отношения он не имеет – такой номер предназначен исключительно для указания номера подписей по порядку.
- Фамилия имя и отчество работника. К отражению таких сведений нет особенных требований, но лучшим вариантом будет полное написание – без сокращений имени и фамилии, как некоторые делают.
- Должность сотрудника (она также отражается полностью без каких-либо сокращений или аббревиатур).
- Дата, на которую конкретный работник был ознакомлен с приказом. В таком случае нет запретов на то, что даты могут отличаться – то есть часть работников, к примеру, может подписать его 21 марта, другие – 23 марта и еще одна группа – 24 марта. В этом случае основное внимание уделяется достоверности отражаемых в листе сведений.
- Подпись каждого из работников.
При наличии необходимости каждый из руководителей организации может добавлять еще столбцы в том случае, если это необходимо и имеет значение в каждом конкретном случае – это может быть название структурного подразделения.
Согласно существующим правилам, все участники приказа должны быть с ним ознакомлены. При этом участниками приказов по личному составу являются те сотрудники, чьи фамилии указаны в приказе, участниками приказов по основной деятельности являются их исполнители – те сотрудники, которые обязаны их исполнять.
Для подтверждения ознакомления с документом, внешнему сотруднику необходимо каждый раз производить ряд дополнительных действий: сохранить документ из вложения, открыть его в OverDoc, подписать документ, сформировать исходящее письмо на закрепленный служебный адрес, вложить подписанный документ.
Например, ознакомление работников с приказами по основной деятельности может быть поручено секретарю, секретарю приемной руководителя, заведующему канцелярией, делопроизводителю; с приказами по личному составу — начальнику отдела кадров, специалисту или инспектору по кадрам (Выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденный Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 N 159) и т.д.
Согласно действующим законам трудового законодательства РФ, существует категория приказов, ознакомление с которыми является обязательным.
Ознакомление работников с приказом о премировании
Порядок ознакомления с приказами законодательством РФ не установлен, поэтому работодатель может выбрать удобный для него способ. Обязательное ознакомление должно быть в приказе о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), увольнении (ст. 84.1 ТК РФ), о взыскании (ст. 193 ТК РФ). Также письменное ознакомление необходимо в тех приказах, формы которых предполагают это, например, в приказе о переводе на другую работу (форма №Т-5) и где ознакомление требует здравый смысл. Подпись остается в почтовом клиенте. А если настройки почтового сервера будут настроены на периодическое очищение, то отметка о подписании, в итоге будет вообще потеряна.
Работников целесообразно знакомить также с приказами о предоставлении отпусков (хотя прямо это не предусмотрено в законодательстве). Отпуска предоставляются на основании приказа (распоряжения, решения) или записки об отпуске. В утвержденной форме примерной записки об отпуске содержатся сведения об ознакомлении работника с нею, по аналогии рекомендуется включить их и в приказ (распоряжение, решение) о предоставлении отпуска (ст. 152 ТК, приложение к Постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 04.10.2010 N 139 «Об установлении примерной формы записки об отпуске и внесении изменений в постановление Министерства труда Республики Беларусь от 27 декабря 1999 г. N 155»).
Само ознакомление с приказом можно сделать в самом приказе или на отдельном листе — листе ознакомления с приказом. В нем обязательно должно быть название и дата приказа, ФИО сотрудника, подпись и дата подписания, желательно указание должности.
Однако многие работодатели, помня советские времена, по-прежнему оформляют инструкции, используя их в качестве приложения уже к договору, таким образом придавая им законную силу.
Отправляя материал на сайт, автор безвозмездно, без требования авторского вознаграждения, передает редакции права на использование материалов в коммерческих или некоммерческих целях, в частности, право на воспроизведение, публичный показ, перевод и переработку произведения, доведение до всеобщего сведения — в соотв. с ГК РФ. (ст. 1270 и др.). См. также Правила публикации конкретного типа материала. Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения авторов.
Исполнители должны быть ознакомлены не потому, что этого требует закон, а потому, что без ознакомления они просто не смогут выполнить того, что от них требуют.
В законодательстве напрямую не определено, кто обязан знакомить работников с приказами по основной деятельности и по личному составу. Наниматель должен самостоятельно определить категории специалистов, в обязанности которых входит ознакомление с приказами, и закрепить эти обязанности в должностных инструкциях, трудовых договорах (контрактах) либо возложить их на работников приказом (распоряжением).
В случае, если ЭП внешнего сотрудника должна попадать в систему DIRECTUM вместе с документом, то она будет загружаться в качестве новой версии.
Обязательное ознакомление должно быть в приказе о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), увольнении (ст. 84.1 ТК РФ), о взыскании (ст. 193 ТК РФ). Также письменное ознакомление необходимо в тех приказах, формы которых предполагают это, например, в приказе о переводе на другую работу (форма №Т-5) и где ознакомление требует здравый смысл.
Судебная практика подтверждает, что в случае если наниматель не сообщил работнику об отказе в предоставлении отпуска и не издал приказ о его предоставлении, работник не лишается права на отпуск в ситуациях, определенных п. 3 ч. 1 ст. 326 ТК (Постановление президиума Минского городского суда от 29.05.2002 «Невыход работника, принимавшего участие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, на работу после подачи заявления о предоставлении трудового отпуска в удобное для него время прогулом не является»).
Требуется письменное ознакомление всех исполнителей приказа. Поручая кому-то исполнение обязанностей, логично сообщить ему о поручении.
При этом многие к сему процессу относятся формально, забывая, что полученные сведения помогут им в дальнейшем трудовом процессе, а подпись докажет их право на то же исполнение обязанностей определенных, к примеру, только рамками должностной инструкции, о важности которой почти никто и не задумывается.
В процессе осуществления своей трудовой деятельности компании выпускают массу приказов. Согласно действующим законам трудового законодательства РФ, существует категория приказов, ознакомление с которыми является обязательным. Рассмотрим ниже сроки ознакомления работника с приказом: как происходит данный процесс и кто должен его проводить.
Свидетельство о регистрации СМИ: Эл №ФС77-41726 от 20.08.2010 г. Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
Итак, рассмотрим, из каких основных частей должен состоять лист ознакомления с приказом:
- Наименование предприятия. В данном случае лучшим вариантом будет его написание в полном соответствии с тем, как оно отражено в свидетельстве о государственной регистрации (разумеется, если это коммерческая организация).
- Название документа – в таком случае дословно прописывают «лист ознакомления с приказом».
- Номер приказа, дату его подписания (издания), а также суть. Этот пункт является особенно важным, поскольку именно он указывает фактически на тот документ, о знакомстве с которым работники организации расписываются.
- Основная таблица, в которой непосредственно содержатся все данные и сведения, подтверждающие факт знакомства с текстом приказа.
Статьи и советы кадровикам и HR, ответы на вопросы читателей. Шаблоны документов. Новости законодательства. Подарки и акции.
Отмечу, что в рамках этого же варианта реализации нами исследовалась возможность подписания документа средствами Outlook. В целом, протокол S/MIME шифрования Outlook обеспечивает аутентификацию, целостность сообщения, сохранение авторства и безопасность данных.
Само подтверждение ознакомления с приказом можно сделать в самом приказе или на отдельном листе — листе ознакомления с приказом. В нем обязательно должно быть название и дата приказа, ФИО сотрудника, подпись и дата подписания, желательно указание должности. Если нет возможности ознакомить с оригиналом приказа, то на практике допускается ознакомление работника с копией приказа.