Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нормативы по хранению кадровых документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами.
Документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Такое определение дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Следует обратить внимание, что определенные документы, не поступающие в государственные, муниципальные архивы, в отношении которых Перечнем N 558 установлен постоянный срок хранения, необходимо хранить в учреждениях до их ликвидации, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.
Содержание:
Какой предусмотрен штраф за их отсутствие
Документы лиц, не принятых на работу: анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма и др.
Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению.
Помогает выстроить грамотную стратегию судебного процесса на основе изучения и анализа уже имеющихся в базе решений по аналогичным делам.
По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно.
Анализ информации, содержащейся в базе, поможет юристу предусмотреть последствия принимаемых им юридических решений и не доводить дело до суда.
Готовим к архиву документы по личному составу
Кадровая служба помимо создания необходимых документов и непосредственно кадровой работы должна обеспечить хранение кадровой документации. Для этого сначала разберемся в том, что является обязательным для хранения.
В разделе содержатся все ответы государственных органов, которые размещены на портале «Открытый диалог» Электронного правительства Республики Казахстан.
Спасибо за обращение, документ отправлен на рассмотрение, обычно проверка занимает не более 24 часов. Наберитесь терпения мы вам обязательно ответим!
Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.
Перечень-2006 является логическим продолжением Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изменениями и дополнениями от 28 апреля 2004 г. № 4 (далее — Перечень-2001).
Пунктом 14 Инструкции N 157н установлено, что учреждение обязано обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Аттестационные заключения; документы к ним, не вошедшие в состав личных дел: предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации, и др.
Список документов, необходимых для учета
Кадровые бумаги также должны храниться на протяжении долгого времени, но и тут вступает в действие индивидуальное нормирование. После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда Российской Федерации их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Далее все бумаги любым удобным способом изымаются из хранения и уничтожаются, причем не оговорено, как это должно произойти.
Итак, кадровая служба должна обеспечить сроки хранения документов по личному составу. Они должны храниться в организации по правилам, о которым мы расскажем чуть ниже.
Все документы на сайте взяты из открытых источников, которые размещаются пользователями. Приносим свои глубочайшие извинения, если Ваш документ был опубликован без Вашего на то согласия. Вопросы-ответы включаются в ИС «ПАРАГРАФ» в неизменном виде в соответствии с оригиналом, что позволит Вам ссылаться на них при возникновении ситуаций, требующих подтверждений и обоснования Вашей позиции (при взаимодействии с государственными органами в том числе).
Учреждение должно самостоятельно устанавливать срок хранения документов с отметкой «До минования надобности», однако этот срок не может быть менее одного года.
Документы для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность работников, не имеющих личных дел: выписки из протоколов, списки трудов, отчеты и др.
При наличии технической возможности учреждение вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах. Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.
Если срок хранения документации истек, то их необходимо уничтожить в оговоренном законом порядке, и для этого следует составить соответствующий акт, в котором будут указаны названия и количество дел, подлежащими деструкции.
Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле. Статьей 22.1 этого Закона установлены сроки хранения таких документов.
Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.
Учреждения, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивных фондов, могут применять постоянный срок хранения. Такие учреждения должны хранить документы постоянного срока по Перечню N 588 в течение 10 лет.
Установленные сроки хранения распространяются на все включенные в них документы независимо от видов носителей (бумажные, электронные документы, документы на микропленке и др.).