Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок выдачи подотчетных сумм». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
До 19.08.2017 действовал запрет на сотрудников-должников, то есть работникам, за которыми числится задолженность, было запрещено давать деньги под отчет. Изменения, утвержденные новыми Указаниями №4416-У от 19.08.2017 данный запрет отменили.
Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать приказ. Образец такого приказа приведен ниже. Обратите внимание: согласно положениям ст.243 Трудового кодекса РФ с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.
Содержание:
На какой срок и в каком размере можно выдать деньги под отчет
После завершения процедуры закупа работник организации предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех документов, связанных с данным закупом. После возвращения из служебной командировки работник предоставляет авансовый отчет по понесенным расходам. Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?
Изменений по суммам выдачи средств под отчет не произошло, однако нужно быть внимательнее к суммам расчета наличными с юрлицами, если деньги для этого выдаются под отчет сотруднику. Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.
Для этого необходимо оформить два документа: заявление от сотрудника, в котором указана сумма, целевое направление, сметный расчет и прочая информация, и распоряжение руководителя, о выдаче денег в подотчет.
К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов. Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил.
При этом иностранный гражданин признается резидентом, если он имеет статус постоянно проживающего или лица без гражданства. Нерезидентами являются граждане, имеющие статус временно пребывающих или временно проживающих.
Например, можно в положении о подотчетных деньгах запретить выдавать авансы, если за сотрудником числятся долги, или указать допустимые ограничение по сумме задолженностей, при которой выдача запрещена. Допустим, если за сотрудником числится задолженность более 5 000 руб., то новую сумму он сможет получить только после предоставления полного отчета по ранее полученным авансам.
Практические советы при выдаче денег в подотчёт
Кому из работников можно выдавать подотчетные суммы решает директор. Затем оформляют приказ на выдачу денег подотчет. Пошаговая инструкция подскажет, как все правильно оформить.
Если юрлицо захочет приобрести товар или услугу за наличный расчет от своего лица и выдаст аванс сотруднику более 100 000 руб. для осуществления покупки, то произойдет нарушение кассовой дисциплины. По данному пункту предусмотрен штраф в размере 50 000 руб. При такой сделке выдавать деньги под отчет можно в сумме до 100 000 руб. Поэтому осуществлять крупную покупку за наличный расчет необходимо по нескольким договорам и в предусмотренной законодательством сумме лимита.
В предлагаемой вниманию читателей книге подробно рассматриваются все возможные случаи осуществления расчетов с подотчетными лицами, в том числе такими инструментами, как аккредитивы и чеки из чековых книжек.
Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.
Подотчетное лицо одно- директор. И получается что по одному подразделению эквайринг превышает саму сумму выручки ООО и наличных денег в кассе не хватает для расчета с принципалами и поставщиками. А по другому подразделению наоборот сумма лимита остатка кассы постоянно превышает и приходится передавать излишки на 71 счет. Получается, что по одному обособленному подразделению 71 счет кредитовый а, по другому дебетовый Есть приказ о сроках отчета по подотчетным суммам 1 год. Как данная ситуация по 71 счету может расцениваться при проверке кассовой книги. Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н для учета и обобщения информации расчетах с подотчетными лицами предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Это могут быть расходы:
- командировочные;
- на хозяйственные нужды учреждения;
- представительские.
Внимание! Платежи принимаются только с номеров, оформленных на физ.лицо. Услуга доступна для абонентов Актив, Кселл и Билайн.
Выдача денежных средств под отчет возможна и безналичным способом. Этот способ удобен в случае выдачи денежных средств командировочному лицу. Деньги перечисляются на карточный счет, это корпоративная банковская карта, которая оформлена на юридическое лицо. С использованием банковской пластиковой карты работник может оплачивать свои командировочные расходы либо в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат. В данном случае речь идет о корпоративной банковской карте, которая оформлена на юридическое лицо, а не о какой-либо другой карте, оформленной на работника.
Основной нормативный документ, регулирующий взаиморасчеты с подотчетными лицами, это Указания Центрального Банка России №3210-У от 11.03.2014. Выдать деньги подотчет можно только работникам организации, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договора.
Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).
Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации.
Основание для выдачи денег подотчетному лицу
Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.
Чтобы не нарушить кассовую дисциплину, необходимо заключить два договора от имени компании «Бухгалтер». И тогда факт покупки не будет противоречить законодательству.
Согласно п.4.1. Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П, Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам.
Для оплаты за приобретаемые товарно-материальные ценности и услуги за наличный расчет каждый работник предъявляет поставщику полученные в бухгалтерии реквизиты организации, от имени которой приобретаются товарно-материальные ценности, услуги.
Подтверждение выдачи денег в подотчет из кассы
Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он дает распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса. Подотчетные деньги — это определенная сумма денег бюджетной организации, выдаваемая сотруднику на осуществление расходов по целевому назначению.
Получать подотчётные средства можно как наличными в кассе предприятия, так и на карту банка. Что касательно срока, на который выдаются деньги, то определяется он руководителем фирмы.
Как выдать деньги под отчет
Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время.
Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате. К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов.
Следует отметить, что лимита по наличным расчетам между физическими и юридическими лицами не существует. Поэтому сотрудник может приобрести товар, услуги от своего имени, в этом случае соблюдать ограничение в пределах 100 000 руб. не надо.
В нашем случае 71 счетом регулируется лимит остатка кассы т.е излишки отдаем на 71 счет, а если расход превышает доход то принимаются в кассу с 71 счета. Подотчетное лицо одно- директор. И получается что по одному подразделению эквайринг превышает саму сумму выручки ООО и наличных денег в кассе не хватает для расчета с принципалами и поставщиками. А по другому подразделению наоборот сумма лимита остатка кассы постоянно превышает и приходится передавать излишки на 71 счет. Получается, что по одному обособленному подразделению 71 счет кредитовый а, по другому дебетовый Есть приказ о сроках отчета по подотчетным суммам 1 год. Как данная ситуация по 71 счету может расцениваться при проверке кассовой книги. Подскажите как лучше выйти из данной ситуации.