Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли добовлять новые графы в унифицированные формы для удобства». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств ( п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). В Законе N 129-ФЗ не было определено понятие «хозяйственные операции», но из п. 2 ст. 1 этого Закона следовало, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности.
До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики. Если договор носит срочный характер, то в графе «по» ставится дата окончания договора. Это может быть конкретное число календаря, или окончание договора может датироваться каким-то событием (как внести сведения о моменте окончания договора во втором случае, мы расскажем в следующем номере журнала). Если договор заключен на неопределенный срок, в ячейке «по» ставится прочерк или она остается пустой.
Содержание:
Список первичных документов бухгалтерского учета
В график должны быть включены все категории работников. Проследите также и за тем, чтобы в документ были включены все виды отпусков, на которые имеют право работники компании. Это могут быть отпуска нормальной продолжительности, удлиненные или дополнительные (например, за работу в районах Крайнего Севера). Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы также нужно учесть при составлении графика.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 и введены в действие 26 марта 2004 года. Они являются обязательными для всех российских предприятий.
Разобрались: отдельные первичные учетные документы можно разработать самостоятельно. Самое главное, в этом процессе – не навредить! Ведь «первичка» всегда была объектом пристального внимания контролирующих органов.
Продолжаем пользоваться унифицированными формами или разрабатываем свои?
Таким образом, содержащееся в Законе N 402-ФЗ понятие «факт хозяйственной жизни» шире понятия «хозяйственная операция», которое использовалось в Законе N 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.
В Учетной политике прописано использование унифицированной формы путевого листа. В данные формы добавлены некоторые графы, ничего не удаляя.
Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20). На одном из майских семинаров была поднята тема «Порядок применения новых унифицированных форм по учету труда и его оплаты».
Обязательные реквизиты первичного документа
Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.
Слушатели заметили, что не все унифицированные формы удобны для заполнения, так как практически не учитывают специфику деятельности организации. Поэтому возникают проблемы с заполнением, например, штатного расписания и графика отпусков. Но, как доступно объяснила ведущая семинара, учесть специфику в масштабах всей страны практически невозможно. В то же время существует другое постановление Госкомстата от 24 марта 1999 г. № 20, регламентирующее порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций).
Да, отсутствует. И это значит, что такое поле, как «М.П.» (место печати) можно не предусматривать. Но устроит ли это ваших контрагентов? Возможно, нет.
Либо (при добавлении какой-либо графы) ссылка на Постановление Госкомстата уже неправомерна, и мы должны формы утвердить приказом по предприятию?
Можно ли изменить форму т6 приказа на отпуск
С 1 января 2013 года компании получили право самостоятельно разрабатывать и утверждать формы кадровых документов. Такую возможность коммерческим организациям предоставил Федеральный закон от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором говорится о том, что формы первичных учетных документов должен утверждать руководитель организации. Унифицированные формы теперь могут уйти в прошлое. Но не стоит торопиться отказываться от них прямо сейчас.
Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в трудовом договоре указано конкретное наименование должности, специальности, профессии, то мы указываем его. В противном случае форму придется адаптировать (как это сделать — мы подробно расскажем позже).
Вопрос оформления первичных учетных документов чрезвычайно важен для хозяйствующих субъектов. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, в частности, подтверждают для целей исчисления налога на прибыль произведенные налогоплательщиком расходы, а также доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование документов, формы которых не соответствуют установленным требованиям, может повлечь неблагоприятные для хозяйствующих субъектов последствия.
Напомним, что до 2013 г. у работодателей не было выбора, по какой форме составлять график отпусков. Унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, была обязательна к применению. С 2013 г. унифицированные формы доку- ментов применять необязательно, можно разработать собственные (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ»). Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Есть и другой вариант – взять за основу привычную форму № Т-7 и добавить в нее дополнительные графы либо столбцы или, наоборот, убрать ненужные для организации.
Согласно ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Обратите особое внимание на данное требование ст. 68. Понятно, что мы все его много раз видели, но прочитывали, к сожалению, по-своему. Повторим еще раз, что трехдневный отсчет начинается не с момента издания приказа, не с момента выхода работника на работу, а с момента подписания трудового договора.
В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. Отметим, что до 1 января 2013 г. согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) указанный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. Однако понятия «хозяйственная операция» и «факт хозяйственной жизни» не идентичны.
Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Например, организации не имеют права самостоятельно разрабатывать приходные и расходные кассовые документы — их необходимо применять только по унифицированным формам.
Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.
Поэтому первичный документ можно назвать как угодно (накладная, требование-накладная, акт, ведомость и т. д.). Иногда бухгалтеры задают вопрос: «Как мне это назвать: ведомость или ведомость на списание?». Как хотите, так и называйте. Наименование субъекта, составившего документ, может быть краткое или полное. Главное, чтобы было понятно, что это вы.
Этот нормативный документ позволяет организации при необходимости вносить в формы дополнительные реквизиты, оставляя в силе созданный Госкомстатом стандарт. Если в организации отсутствует выборный профсоюзный орган, в графике отпусков (форма Т-7) не стоит снимать реквизит, ссылающийся на то, что мнение такого органа учтено.
Приказ подписывается руководителем организации. Соответственно, в форму вносится наименование его должности и расшифровка подписи.
Документ подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Далее он передается для согласования в выборный профсоюзный орган компании. Если профсоюзной организации в компании нет, в форме графика отпусков в шаблоне вместо мнения выборного профсоюзного органа делается отметка о том, что первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует).
Приказ о предоставлении отпуска (формы № т-6 и т-6а) под
Затем указываются условия приема на работу и характер работы. В стандартной ситуации это основная, постоянная работа, продолжительность рабочей недели — 40 часов.
С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Означает ли это, что абсолютно все ранее применявшиеся унифицированные формы не обязательны к использованию?
У каждой компании есть право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Разберем, как сделать это правильно.
Положения Закона о бухгалтерском учете
В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.
В случае, когда организация применяет унифицированные формы, надо использовать их в том виде, в котором они утверждены. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя. Об этом говорится в постановлении Госкомстата России от 24.03.99 № 20, а также в письме Минфина от 08.07-11 № 03-03-06/1/414. При необходимости утвержденные Госкомстатом формы можно дополнить, т.е. внести новые строки, добавить графы, но не удалять. В Учетной политике мы прописали, что используем унифицированные формы Госкомстата (например, формы путевых листов). При этом в данные формы мы добавили некоторые графы (ничего не удаляя). Продолжают ли оставаться данные формы унифицированными?
Впрочем, как отметила Ирина Мурнина, на практике чаще всего проблемы возникают в процессе ведения личной карточки работника (форма Т-2). С учетом того, что Трудовой кодекс позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск на части, раздел VIII «Отпуск» в личной карточке работника заканчивается чрезвычайно быстро. Как поступить? Ведь работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать. Ведущая семинара привела некоторые примеры «находчивости» кадровиков и бухгалтеров и сообщила, что замазывать, заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего ведения, нельзя.
Унифицированные формы кадровых документов вызывают нарекания работодателей, потому что не могут учесть всех потребностей бизнеса. Однако до сих пор большинство компаний используют именно эти неудобные шаблоны. Отчасти тому виной привычка, отчасти опаска устранить из работы документ, который обязателен к применению. При вступлении в силу закона хозяйствующие субъекты стали задаваться вопросом, может ли работодатель отказаться от оформления приказа об увольнении или табеля учета рабочего времени? Очевидно, что такой вывод звучит революционно.