Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как наладить кадровый документооборот между филиалами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка – один из основных признаков трудовых отношений. В определении понятия трудового договора, заключенного между работником и работодателем, содержащегося в ст. 56 ТК РФ, подчеркивается, что работник обязуется соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Поэтому при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Установленные статьей 193 Трудового кодекса сроки (см. таблицу) не рассчитаны на то, что дисциплинарное взыскание будут накладывать дистанционно. Поэтому в данном случае велика вероятность того, что работодатель пропустит их. В этом году заметно вырос интерес к вопросам о различиях между движимым и недвижимым имуществом, что связано с новым подходом к налогообложению имущества организаций: от этого налога полностью освободили движимое имущество (п. 1 ст. 374 НК РФ).
Содержание:
Самые важные изменения этой весны!
При наличии в организации специализированных служб, отвечающих за внутренний документооборот, труд кадровика по проведению приказов вообще сводится к контролю за прохождением документа. Причем контроль может осуществляться прямо с рабочего места, через автоматизированное рабочее место (АРМ) САДД.
Таким образом, если в Вашей организации централизованный способ кадрового делопроизводства, то документы могут передаваться посредством почты, курьерской междугородней службы или работника, обязанность которого постоянное сообщение между филиалами.
Если структурные подразделения находятся недалеко друг от друга, то документы можно передавать курьером, или специалист по кадровому делопроизводству может выезжать в удаленные офисы, но в некоторых компаниях подразделения разбросаны по всей территории нашей немаленькой страны.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности.
Ведение кадровой документации в филиале (гущина и.)
Положение о структурном подразделении – это организационно-правовой акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности структурного подразделения. При таком способе ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации.
Генеральный директор принял решение уволить сотрудника за прогул, но поскольку он отсутствовал на рабочем месте менее четырех часов подряд, не смог этого сделать. Тогда руководитель решил, что расторгнет с работником договор по пункту 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса (за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей). Но до этого к дисциплинарной ответственности Артура не привлекали, а документально подтвердить факт предшествующих опозданий работодатель не мог.
Когда компания небольшая, все работники находятся в пределах одного офиса, специалисту кадровой службы не составляет труда организовать кадровый документооборот надлежащим образом, а также своевременно подписывать кадровые документы у руководителя и работников.
Центральный офис и филиалы, филиал и дополнительные офисы, отдел кадров и надомники, трудящиеся в разных городах далеко от головной организации… Разветвленная структура некоторых компаний порой может запутать даже опытного государственного инспектора труда, не говоря уже о самом работодателе. Однако оформлять трудовые отношения в таких организациях нужно так же, как и в любых других. Особой сложности в этом нет, если бы не одно но: существенное расстояние между отделом кадров и работниками на местах. Потому мы рассмотрим, чем дистанция в трудовых отношениях мешает работнику и работодателю, как она влияет на права и гарантии сотрудников, а также на обязанности самой компании.
При этом специалисты аутсорсинговой фирмы не приезжают в офис компании, то есть работа осуществляется полностью дистанционно.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала. Заверять записи в трудовой книжке печатью обособленного подразделения допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Как передавать документы из кадров обособленным подразделениям
В 2019 году количество выходных и нерабочих праздничных дней составляет 118 из 365 календарных, или 32,33%. Приятно, конечно, что практически каждый третий день мы отдыхаем или даже празднуем.
Следует особо отметить, что с выполнением вышеописанных функций справится далеко не любая система документооборота. Кадровые приказы специфичны тем, что они обязаны быть бумажными. К сожалению, большинство систем, позиционируемых как системы документооборота, скорее просто рассылают информацию, нежели управляют реальным бумажным документооборотом. При проведении большого количества приказов по личному составу через такие системы могут возникнуть существенные трудности. При этом кадровик гарантируется от ошибки при внесении изменений приказа в базу данных — при возврате утвержденного документа из САДД в систему кадрового учета изменения будут учтены автоматически. При утверждении документа руководитель сможет, при желании, увидеть историю внесения изменений на этапе визирования, что серьезно повышает эффективность его работы.
Татьяна Мирошниченко: Понравился профессионализм лектора. А также удалось задать все интересующие вопрос и получить на них ответы.
Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
Например, подписывать договоры и приказы, своевременно вносить сведения в табель учета рабочего времени и др. При таком удаленном расположении рабочих мест сотрудников не всегда можно вовремя зафиксировать, что один из них не вышел на работу (болезнь, прогул и т. д.).
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Функция по взаимодействию со специалистом по кадровому делопроизводству головной компании возлагается на одного из работников структурного подразделения, например, на секретаря (офис-менеджера). Для упрощения процедуры подписания документов со стороны работодателя в удаленных структурных подразделениях необходимо оформить доверенность на право подписи кадровых документов, например, на руководителя структурного подразделения, а также сделать печать для кадровых документов, которая будет находиться в этом удаленном структурном подразделении.
За 10 лет своего существования Академия сделала себе имя на рынке консалтинга и аудита: проводя тематические семинары и тренинги как для тех, кто делает первые шаги в создании бизнеса, так и для специалистов и руководителей самого высокого уровня.
Хотя кадровым приказам и не свойственны правки на этапе визирования, но даже небольшое количество изменяемых документов требует от кадровика серьезных трудозатрат по отслеживанию правок, перепечатке документа и повторной рассылке. При интегрированности систем САДД проинформирует кадровика о внесенных изменениях и, если требуется, автоматически внесет изменения в проект приказа в БД кадров. После этого пользователю останется лишь распечатать документ и зарегистрировать повторную рассылку.
Как вести кадровую работу в филиале
Вся важная информация по конкретной хозяйственной операции вносится в первичные документы. Однако для полного понимания всех бизнес-процессов в их взаимосвязи и сути одних лишь документов может оказаться недостаточно.
После утверждения приказа САДД передает в кадровую систему извещение, затем автоматизированная кадровая система регистрирует и исполняет приказ. Через систему САДД кадровик автоматически доводит информацию о приказе до соисполнителей и других заинтересованных должностных лиц, круг которых определен внутренними инструкциями организации.
Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления
Артур К., работающий в дополнительном офисе компании ООО «Сатурнион», систематически опаздывал на работу. Из-за удаленности головной компании руководство не подозревало об этом до тех пор, пока из-за опоздания сотрудника не сорвалась крупная сделка.
Ведение кадровой документации осуществляется в обособленных подразделениях. Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности). Кроме того, каждое обособленное подразделение должно быть снабжено печатью организации с указанием его порядкового номера или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в обособленных подразделениях.
Если функции ведения кадрового делопроизводства переданы на аутсорсинг, тогда со стороны компании-клиента со специалистом по кадровому делопроизводству аутсорсинговой фирмы также может взаимодействовать секретарь.
Положение о структурном подразделении относится к факультативным кадровым документам, которые прямо не предусмотрены ТК РФ, но также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации работы организации.