Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как часто надо заводить журналы в отделе кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Этот момент законодательством не устанавливается. Порядок ведения кадрового учета на предприятии имеет множество различных особенностей и нюансов. Потому стоит рассмотреть их заранее.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться.
Содержание:
Журналы учета на факультативной основе
Как правило, организация самостоятельно устанавливает перечень документов, подлежащих регистрации, и виды используемых регистрационных форм, определяет порядок их ведения.
О совершенствовании системы расследования и учета профессиональных заболеваний в Российской Федерации». Подробнее 7.Регистрации огневых и газоопасных работ Огневыми считаются работы с использованием открытого огня, такие как, например, сварка, связянные с высокими температурами, опасностью искр и т.п.
Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).
ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
Ввиду этого и возникает ситуация когда кадровый учет ведется только в некоторой его части: руководитель принимает сотрудника на работу, главный бухгалтер рассчитывает ему зарплату. И все. Хотя на работодателя возложено гораздо больше обязанностей, чем вышеперечисленно. Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п. 8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115).
В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.
Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.
Регистрационные и учетные формы, которые ведутся в организации, можно разделить на обязательные и необязательные для ведения. Обязательными являются те, необходимость ведения которых установлена нормативными правовыми актами РБ. Необязательные учетные формы ведутся по усмотрению самой организации и в значительной степени зависят от состава и количества образующейся документации и особенностей ведения кадрового и общего делопроизводства.
Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП). Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.
Минимальный набор документов Разными статьями ТК РФ определено довольно много кадровых документов, которые должны быть в любой организации.
Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.
Так, если в организации не ведутся личные дела работников, то и необходимости ведения книги учета личных дел нет. Если работники часто ездят в командировки, то кадровой службе целесообразно вести формы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки, а также учет командировочных удостоверений.
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии. I. Документация по личному составу работников 1. Распорядительные документы Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а) Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (Формы Т-8, Т-8а) Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а) Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (Формы Т-9, Т-9а) 2.
Кто ведет на малом предприятии Обычно для ведения учета рассматриваемого типа нанимается специальный персонал. Но на малых предприятиях вести учет может также самостоятельно руководитель.
Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости. Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл.
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Перечень необходимых кадровых документов
Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:Перечень необходимых кадровых документов Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется Общие документы Правила внутреннего трудового распорядка Ст. 189 ТК РФ Обязательно Штатное расписание Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.
Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.
Обязательными для ведения являются книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.
В локальном нормативном правовом акте организации (в инструкции по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам) должны быть указаны структурные подразделения и должностные лица, в обязанности которых входит регистрация тех или иных видов документов. Эту же информацию отражают в номенклатуре дел организации, в разделах которой должны быть указаны соответствующие регистрационные формы (журналы, картотеки): в графе «Примечание» номенклатуры дел могут указываться фамилия, имя, отчество, должность работника, ответственного за ведение той или иной регистрационной формы.
Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии.
Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет 24. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет 25.
Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководителя врасплох, поскольку детально порядок ревизии в ТК РФ не закреплен. Кроме того, актуальным остается вопрос уяснения перечня проверяемых документов в связи с тем, что с 2010 года ЕСН заменяется страховыми взносами, которые будут уплачиваться в Пенсионный фонд РФ.
Ведение регистрационных форм в кадровой работе определяется на усмотрение руководителя предприятия (кроме «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», которая должна вестись обязательно). Если предприятие крупное, и кадровой службе приходится иметь дело с большим объемом бумаг и документов, то ведение регистрационных форм может существенно помочь в работе. Для этого существуют журналы или учетные книги.