Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Скольлько должны храниться докумнты на предприятии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Отсюда вывод: документы о правах на льготы надо хранить в течение трех лет после окончания периода, в котором организация перестала применять льготу.
При наличии в данном помещении окон их необходимо зашторить или иным образом затенить, чтобы исключить попадание солнечного света на документы, приводящее к их выцветанию.
Все документы в архив принимаются только в виде подлинников, а при их отсутствии – в виде заверенных копий.
Содержание:
Сколько лет хранится кассовая документация
Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода.
Экспертиза проводится экспертной комиссией, создаваемой для этих целей приказом руководителя организации. Комиссия должна состоять не менее чем из трех человек.
С перечнем документов, подлежащих постоянному хранению в обществах с ограниченной ответственностью, можно ознакомиться в ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г.
Рекомендуем во избежание порчи или утраты хранить документы в запираемых шкафах, а особо ценные документы, которые сложно восстановить, а также с грифом «коммерческая тайна» – в сейфах; при большом количестве документов использовать отдельное запираемое помещение. В помещениях, используемых для хранения документов, рекомендуется установить пожарную сигнализацию.
Промышленная и радиационная безопасность
Само собой, документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.
Обязанность ООО по хранению документов установлена п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – «Закон об ООО»).
В зависимости от деятельности компании, документы предписывают хранить от 1 года до конца срока действия фирмы. Финансовые организации, связанные с выдачей займов и кредитов, оставляют документы даже после истечения законодательством срока хранения. Для каждой организации существуют общие правила пользования архивными данными, но есть различия, которые необходимо учитывать.
Естественно, что организация в течение указанных сроков должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)
Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет. Поскольку глава 25 Налогового кодекса действует с 2002 года, убыток этого года можно использовать для уменьшения налоговой нагрузки компании вплоть до 2012 года включительно.
Простые требования предъявляются к индивидуальным предпринимателям. На протяжении существования ИП, владелец должен хранить ежегодные отчеты в налоговые органы, свидетельство о регистрации. Бухгалтерские годовые отчеты и информация о наемных работниках остается в архиве 75 лет. Другие требования бизнесмена не касаются.
Если же данное нарушение привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет составлять 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Закон устанавливает срок хранения документов в течение четырех лет. В нем говорится о бухгалтерских документах, которые необходимы для исчисления налогов.
Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы на предприятии
В отношении акционерного общества Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ установлен особый порядок хранения документов.
Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.
Нарушение сроков хранения налоговых документов помимо доначисления налогов с пенями может обернуться еще и штрафами. Так, согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.
Второе исключение относится к амортизируемому имуществу. Поскольку расходы на него списываются в течение определенного периода, то все это время организации придется хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость такого имущества, а также начисленную и учтенную в расходах амортизацию.
Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу.
Книга протоколов общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью относится к числу документов Общества, подлежащих обязательному хранению (см. ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Выписки из книги протоколов в обязательном порядке выдаются участникам Общества на основании их требований.
Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного хранения. Временные сроки хранения применяются всеми организациями.
По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет.
Среди хранимых документов могут быть финансовые отчеты, дипломные работы, результаты тестов, экзаменов, ЕГЭ, диктантов, дипломных работ или документы, удостоверяющие личность ученика (конфиденциальные личные данные) и согласно законодательству России, срок хранения может быть разный.
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв.
Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
Несмотря на то, что в данном списке значительную часть составляют кадровые документы, они являются неотъемлемой часть бухгалтерского учета.
Годовая отчетность относится к основным документам компании, поэтому должна храниться постоянно. В архив компании передаются бумаги, срок хранения которых превышает 10 лет. Если продолжительность сохранности меньше, то их оставляют в подразделении. После истечения срока давности – уничтожают. Между тем создавать специальный архив под документацию организация не обязана.
Каков срок хранения кассовых документов на предприятии? Какими нормативными документами регламентируется срок и порядок их хранения?
На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.
Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации.
Перечень документов, подлежащих хранению акционерными обществами, закреплен статьями 44, 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО). Порядок и сроки хранения установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс).
Пожалуй, ни один день в организации не обходится без составления документов. Письма, договоры, приказы, отчетность — вот массив документации, которым обрастает каждая организация. Надо ли хранить все документы? Если надо, то где и как долго?
Закон «О бухгалтерском учете» обязывает юридических и физических лиц организовать такие условия хранения документации, которые смогут обеспечить ее сохранность на протяжении периода, установленного законодательством. Для этих целей можно создать архив, в котором она будет храниться. За сохранность документов отвечает руководитель компании.
Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет.
Что делать, если компания была ликвидирована
Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005—2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года.
Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Эта группа документов включает в себя налоговые декларации и расчеты, бухгалтерскую и статистическую отчетность, и расчеты по взносам во внебюджетные фонды.