Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Описание и регламентация бизнес-процессов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если детально изучить наиболее распространённый регламентирующий документ, описывающий процессы компании, – должностную инструкцию, то можно увидеть, что именно её приходится адаптировать в первую очередь в ходе регламентации бизнес-процессов компании.
Вспомним структурную схему процесса (рис. 1.2.1). Можно утверждать, что деятельность в рамках процесса в определенной своей части выполняется по технологии, то есть не хаотично, бессистемно. А что такое технология?
Техноло?гия (от греч. t?chne – ‘искусство, мастерство, умение’ и греч. logos – ‘изучение’) – совокупность методов и инструментов для достижения желаемого результата; метод преобразования данного в необходимое; способ производства.
Содержание:
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАЗРАБОТКИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Для описания объекта модели «Управление ТО» и контуров управления использована нотация «Процесс». Это наиболее простая нотация в Business Studio, но в рамках рассматриваемой задачи ее использование вполне адекватно.
Для описания процессов управления внутри контуров управления использована нотация «Процедура» (более подробно об этой нотации можно прочитать в статье «ARIS eEPC или „Процедура“ Business Studio?»).
Автор более 30 публикаций в научно-практических журналах (издательства «Регламент», «Финансы и кредит», «Стандарты и качество») и Интернет-изданиях.
Этот принцип означает, что (если есть такая возможность) лучше сделать один толстый документ, чем 20 тонких.
Существует две крайности. Нельзя недооценивать значение письменных (схематичных/рисованных) предписаний, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. Это особенно актуально для крупных и разветвленных компаний.
Обучение сотрудников собственной компании путем отправки на тренинги и семинары к тем же консультантам для обучения управленческим технологиям.
Технология – в узком смысле – способ преобразования вещества, энергии, информации в процессе изготовления продукции, обработки и переработки материалов, сборки готовых изделий, контроля качества, управления.
Этот принцип означает, что (если есть такая возможность) лучше сделать один толстый документ, чем 20 тонких.
В идеале процессы должны стать настолько автоматизированными, что участие человеческого разума должно применяться только тогда, когда процессы стали идти не по намеченному для них сценарию. Люди не должны задумываться над рутинными, повторяющимися действиями и процессами, это позволит им концентрироваться на других задачах, при исполнении которых необходимо включать мыслительную деятельность.
После этого готовый отчет был сохранен в папке пользовательских отчетов среды моделирования Business Studio и запущен на исполнение для объекта «Управление ТО» (см. Рис. 3).
Для инженеров и прочих работников творческого труда наличие одного-двух толстых документов, регламентирующих их деятельность, не представляет проблемы. У них есть время и достаточная квалификация для организации своей деятельности в соответствии с требованиями регламентов.
В ходе разработки документированных процедур при определении требований к порядку выполнения процессов следует использовать так называемые циклы Деминга – цикл улучшения и цикл обеспечения качества, представленные на рисунке 6.
При регламентации процессов на верхнем уровне не только нецелесообразно, но и невозможно в деталях описать технологию выполнения рассматриваемого процесса.
Описание бизнес-процессов, документы и регламенты. Часть 1
Инструкции должны устанавливать правила совершения действий, но не перегружать человека ненужной информацией и описаниями ненужных деталей.
Самое разумное — останавливаться в регламентах на уровне действий, из серии: «Проверяет первичные документы на предмет того-то, того-то», «открывает в 1С 7.7. документ ТОРГ-12», «согласно первичным документам, заполняет все указанные в электронной форме поля», «проверяет получившуюся сумму документа на соответствие указанной в первичном документе» и так далее.
Регламентация процессов – один из важных элементов процессного подхода. Регламентация бизнес-процессов не всегда абсолютно и безусловно нужна организации. Выявление и обсуждение плюсов и минусов регламентации должно помочь уяснить положительные возможности и свести к минимальному риску построения системы регламентирующих документов в масштабах фирмы.
Другая проблема, что во всем нужно знать меру. Так при описании регламента зачастую нет никакого смысла спускаться до уровня операций.
Регламентация процессов – один из важных элементов процессного подхода. Регламентация бизнес-процессов не всегда абсолютно и безусловно нужна организации. Выявление и обсуждение плюсов и минусов регламентации должно помочь уяснить положительные возможности и свести к минимальному риску построения системы регламентирующих документов в масштабах фирмы.
Без поддержки от руководства, бизнес может просто игнорировать, препятствовать или отвлекать ресурсы на другие инициативы во время проекта.
2.2.9 РАСЧЕТ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЕЛОВОЙ АКТИВНОСТИ (ОБОРАЧИВАЕМОСТИ)
Для инженеров и прочих работников творческого труда наличие одного-двух толстых документов, регламентирующих их деятельность, не представляет проблемы. У них есть время и достаточная квалификация для организации своей деятельности в соответствии с требованиями регламентов.
Член Координационного комитета Ассоциации Российских Банков по стандартам качества банковской деятельности.
На Рис. 5. в качестве примера показан вывод информации о контуре управления в отчете. Показано текстовое описание контура и состав процессов управления, которые в него входят (в виде таблицы).
В самом подразделении было около 20 документов, из них работало только 4, которые, по сути, представляли собой формы, с помощью которых осуществлялось взаимодействие с другими подразделениями. Руководителю пришлось выстраивать нормативную базу подразделения заново.
Отсутствие прозрачности системы управления порождает «черные дыры», в которых пропадают денежные, материальные и временные ресурсы.
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ООО «МИР СТЕКЛА»
Также немаловажно и то, что некоторые менеджеры не успели перестроиться на новые принципы хозяйствования — в подсознании еще есть остатки административно-командной системы. Был подготовлен проект бизнес-плана. Его проверили на соответствие требованиям корпоративного шаблона.
Пример. Компания разработала стандарт для описания бизнес-процессов. На его основе было описано несколько процессов верхнего уровня. Часть стандартов на процессы верхнего уровня оказались «ссылочными» документами, поскольку они содержали только ссылки на описания соответствующих подпроцессов (7-8).
В таких компаниях преобладают так называемые «джентльменские соглашения», когда правила выполнения детально задаются в основном устно или с помощью разнородных и бессистемных бумажек. И это нормально! На самом деле, количество правил в таких организациях небольшое. С учетом малого количества персонала, компания остается вполне управляемой.
С другой стороны, при переходе некой границы (некоего количества персонала и правил), когда компания уже достаточно большая и устойчивая, оперативность и гибкость уже принимают иной смысл, который называется «хаосом». Когда все вокруг все быстро решают, а в итоге получается из серии «лебедь, рак и щука».
Регламентация – это создание документов, определяющих и описывающих последовательность выполнения бизнес-процессов, таких как должностная инструкция, технологическая карта, регламент выполнения бизнес-процесса, ответственность, и др. Под регламентацией (документированием) понимают создание документации, которая определяет движение, результаты и порядок управления процессом.
Представим себе, что мы нарисовали на бумаге несколько квадратиков (они означают операции процесса) и соединили их стрелочками (они означают последовательность выполнения операций). Можно ли назвать такую картинку технологией выполнения процесса? Конечно, нет, этого недостаточно.
Правильная регламентация бизнес-процессов обеспечивает такое качество организации работы с регламентирующими документами, которое соответствует этому уровню. Разница состоит в том, что в качестве объектов регламентации выступают бизнес-процессы, а не деятельность функциональных подразделений.
Управление процессами — это способ связи и организации деятельности компании на горизонтальном уровне с целью эффективного достижения компанией необходимых результатов (внешних и внутренних продуктов). Это способ решения и преодоления «межклановых разногласий подразделений и сотрудников».
Описание до приведенных в таблицах 1–2 уровней позволило разграничить ответственность, устранить дублирование функций, составить регламенты процессов верхнего уровня, должностные инструкции средней степени детализации, положения о подразделениях и определить число необходимых регламентов процессов нижнего уровня.
К.т.н., исполнительный директор ООО «ФИНЭКСПЕРТ.РУ», зав. кафедрой Управления бизнес-процессами НОУ ВПО «ИЭФ «Синергия».
Наиболее трудоемкими для описания являются производственные процессы — число уровней описания в машиностроительной компании достигало семи. Однако для каждой конкретной компании должно быть определено свое число уровней описания производственных процессов, которое бы позволило без проблем анализировать процесс и составить регламентирующую документацию.
Регламентирующие документы призваны способствовать качественному выполнению сотрудниками компании поставленных перед ними задач. Тем не менее, обеспечение понимания сути процессного подхода и преодоление сопротивления сотрудников компании при внедрении новой системы управления – не единственные цели регламентации.
На Рис. 1. показана структура процессов управления, разработанная в рамках проекта, участником которого являлся автор статьи.
Таким образом, многие проблемы современного российского менеджмента может решить использование процессно-ориентированного подхода и инструментов управления бизнес-процессами. Данная технология на сегодняшний момент является очень популярной, так как она позволяет навести порядок в компании и заложить механизм улучшения процессов.
3.4 ОПИСАНИЕ И РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТОВ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Следует подчеркнуть, что как разработка, так и контроль исполнения регламентов стоят весьма существенных денег. Плохие регламенты не только не работают, они приводят к потерям ресурсов предприятия.
Описание бизнес-процессов является одним из наиболее трудоемких этапов проекта и требует не только больших затрат времени, но и глубокого и вдумчивого подхода к анализу процессов. Процессы можно описывать, используя различные инструменты: EXCEL, BPWin, ARIS, MS Visio. Главное то, чтобы готовые схемы были понятны и отражали сущность процессов.
Примечание 2. Условия применения для конкретного применения могут быть реальными или смоделированными».