Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проведение кадрового аудита оформление результатов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Его проект готовился еще с 2010 г., и, несмотря на то что сроки его принятия немного сдвигаются, такой закон у нас вскоре появится.
Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию. Однако, перед аудитором могут быть поставлены и другие цели, например: подготовиться к проверке контрольно – надзорных органов, выявить проблемные зоны при ведении кадрового учета и делопроизводства, наметить пути их ликвидации и оптимизировать систему кадрового учета и делопроизводства, определить отношение кадровых специалистов к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства с целью принятия определенных мер и прочие.
Содержание:
Нормативная база для проверки кадровой документации
Подводя итоги данной статьи, хочется спросить: а у вас кто ведет кадровый учет и когда вам последний раз предоставляли объективный отчет по ведению кадрового делопроизводства? В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
Важно! Основной целью подобного аудита является сведение к минимуму риски обложения штрафными санкциями, связанными с проведением проверок, а также рисков возникновения жалоб и разбирательств со стороны работников.
В ходе проверок налоговые инспекции, сотрудники органов по охране труда и прочие проверяющие находят в организациях массу нарушений, устранение которых зачастую обходится очень дорого. Наличие оформления решений по кадрам в форме, доступной для работников, доведение до персонала сведений об изменениях в работе с трудящимися. Аудит необходим при приближающихся проверках со стороны государственных надзорных организаций: трудовой и налоговой инспекций. Перед началом работ аудиторы должны получить общее представление об организации работы на предприятии и стандартах, которыми руководствуется компания в сфере взаимодействия с персоналом. 4. Анализ кадровых документов по категориям сотрудников.
Аудит программного обеспечения
В принципе такой закон в нашей стране будет принят впервые. У бухгалтеров есть Налоговый кодекс и специальный Федеральный закон «О бухгалтерском учете», вот и у работников кадровой службы, кроме Трудового кодекса, появится свой специальный закон.
Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.
Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3. Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.
Каждая организация обязана вести у себя кадровый учет. Это подразумевает составление и ведение большого количества документов, которые должны быть в идеальном состоянии. Тогда компания может не опасаться тех рисков, которые могут возникнуть в результате нарушения трудового законодательства. За подобные нарушения компаниям могут грозить проверки на государственном уровне, штрафные санкции, приостановление деятельности и дисквалификация. Кроме того, таким компаниям возможно не удастся избежать споров со своими работниками, которые в конечном итоге могут дойти до судебных разбирательств. Однако, далеко не каждый работодатель уделяет ведению кадрового делопроизводства должное внимание, а это приводит к беспорядку в кадровых документах.
Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.
Если компания не располагает лишними средствами на оплату услуг аудиторских компаний, то проверку можно провести и своими силами.
Им необходимо изучить материалы предшествующей проверки, законы и иные нормативные правовые акты по вопросам деятельности государственного органа, решить организационные вопросы.
Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
Проведение экспертизы документов
Необходимость принятия этой нормы вызывает множество дискуссий, но я считаю, что кадровым специалистам подобные проверки очень нужны. Не секрет, что зачастую работа с кадровыми документами в компаниях находится в крайне запущенном состоянии именно потому, что работа кадровых специалистов не проверяется и не контролируется. Я хочу предвосхитить ваш вопрос о роли инспекции труда. Все-таки у инспекционного органа и аудиторов цели и задачи разные. Деятельность аудиторов призвана, в первую очередь, не контролировать, наказывать и требовать исправления, а именно показывать состояние кадровой документации, объяснять риски и помогать в исправлении. Аудитор в данном случае выступает скорее как помощник, консультант — своего рода «врач».
Возможно использовать как сплошной метод — анализ всей кадровой (иногда и сопутствующей) документации, документов учета, так и выборочный метод — анализ части кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Возможно совмещение методов по различным группам документов.
В продолжение вопроса о кадровом аудите: в онлайн-ответе был предоставлен материал об организации внутреннего кадрового контроля. Уточняю ситуацию: в организацию поступило предложение физлица о проведении кадрового аудита организации. В штате организации есть кадровик по совмещению. К кадровому делопроизводству относятся некоторые руководители не так серьезно, как этого требует наше законодательство. При том, чаще всего это происходит либо из-за большого доверия своему персоналу, либо простой нехватки времени. В качестве примера, хотелось бы показать отчет о проведенном аудите в компании N. При первом общении с руководителем данной компании он меня убеждал, что учет велся на протяжении всего существования компании (5 лет) в полном объеме. Сначала его вел генеральный директор, потом бухгалтер. После общения с бухгалтиером выяснилось, что не ведутся личные карточки Т2, в связи с загруженностью по бухгалтерским обязанностям.
Проверка трудовых договоров (соглашений об изменении условий трудового договора) на соответствие требованиям законодательства, установленным правилами внутреннего трудового распорядка режимам работы — в сравнении с табелями и графиками, определенной оплаты — в сравнении с расчетной ведомостью, наличия условия об особом характере работы.
Нет, не существует. Кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Но это практическое понятие, в законодательстве оно не содержится, поскольку в настоящее время отсутствуют какие-либо законодательные акты, посвященные кадровому аудиту.
Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.
Итоги аудита документов кадровой службы
Например, методики, разрабатываемые непосредственно для государственных органов. Так, например, одним из приоритетных направлений формирования кадрового состава является применение современных кадровых технологий при поступлении на гражданскую службу и ее прохождении. На кадровые службы также возложена организация заключения договоров о целевом приеме и договоров о целевом обучении. Консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы – еще одно направление деятельности кадровой службы государственного органа. Внутренний кадровый аудит в государственном органе проводится на основании плана его проведения на соответствующий год, утверждаемого распорядительным документом руководителя государственного органа. Помимо этого, работодатели вправе утверждать и иные локальные нормативные документы, обязательное наличие которых не прописано в трудовом законодательстве. Однако эти документы могут помогать компании в процессе работы. Речь идет о таких документах, как положение от отделах, положение о персонале и др.
Трудовой договор с руководителем организации, соответствие условий договора (в том числе его срока) учредительным документам организации.
Конечно руководитель не ожидал увидеть у себя столь плачевную ситуацию по ведению кадрового учета. И уже буквально на следующий день мы начали востанавливать пробелы и недочеты. На сегодняшний день компания N уверена, что она соблюдает трудовое законодательство и никакая проверка трудовой инспекции ей не страшна.
Что собой представляет аудит кадрового делопроизводства
Приказы по основной деятельности, регламентирующие кадровый учет в организации. Приказ об утверждении формы расчетного листка. Уточняю ситуацию: в организацию поступило предложение физлица о проведении кадрового аудита организации. В штате организации есть кадровик по совмещению.
Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям. По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка). Нет обязательных кадровых журналов. Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.
Важно! После подготовки документов проводится их сверка, то есть проверяется, какие документы в компании есть, а какие потребуется разработать.
Кроме того, проведение таких аудитов будет, несомненно, способствовать и повышению статуса кадровых работников в организации. Поэтому лично я поддерживаю эту инициативу.